Вежливый отказ, составленный с учетом психологических тонкостей, позволит сказать «нет» в такой форме, что адресат не только не обидится, но и укрепится в своем желании к дальнейшему сотрудничеству.

Из статьи вы узнаете:

Когда и как используются вежливые формы отказа

Умение использовать вежливые формы отказа в тех случаях, когда вы не можете исполнить чью-либо просьбу, пригодится всегда. Конечно, на рабочем месте, где вы исполняете свои профессиональные обязанности , отказывать приходится гораздо реже. Это обусловлено этикой деловых взаимоотношений, когда и просьбы, и обязанность их выполнения строго регламентированы должностными инструкциями и того, кто обращается с просьбой, и того, к кому она обращена.

Тем не менее, обстоятельства могут сложиться так, что определенная свобода выбора у вас будет. Чаще всего, это как раз такие просьбы и предложения от коллег , которые как раз выходят за рамки установленных регламентов. Но в некоторых ситуациях вежливый отказ может потребоваться, даже когда просьба связана с выполнением того, что входит в ваш функционал, но в силу загруженности исполнить вы ее не можете.

В любом случае, односложный ответ «нет» исключен. Вам следует использовать вежливые формы отказа, чтобы не испортить отношения с коллегой или руководителем и, в то же время, дать понять, что с такими просьбами к вам не следует обращаться и в будущем.

Психологи советуют использовать такие, простые, но действенные вежливые формы отказа, как:

1. Отсрочка принятия решения - попросите время на обдумывание просьбы, пообещайте сообщить о том, сможете ли вы ее выполнить, после того, как, например, сверитесь со своим ежедневником и планом дел;
2. Объясните, почему вы не сможете выполнить просьбу - хотя давать объяснения вы не обязаны (если это не прямое поручение руководителя);
3. Предвосхищайте просьбу - если вы предполагаете, что последует просьба, пожалуйтесь собеседнику до того, как он ее выскажет, о том, как вы загружены;
4. Пообещайте, что в другой раз вы исполните просьбу - этот вариант вежливой формы отказа все равно не обязывает вас в следующий раз сказать «да», особенно, когда дополнить его условием «в случае, если у меня найдется свободное время»;
5. «Отзеркаливайте» просьбу собеседника своим отказом - повторяйте те фразы, которыми собеседник пытается убедить вас исполнить его просьбу, проявляя дружеское участие и глядя в глаза своему визави.

ПРИМЕР

Образец вежливого отказа в «зеркальной» форме:

Вы: «К сожалению, после обеда я не смогу помочь тебе с отчетом».

Коллега: «Мне нужно сделать его сегодня».

Вы: «Да, я знаю, что тебе нужно сдать отчет сегодня, но у меня не будет времени помочь тебе».

Коллега: «Но сегодня - последний день сдачи отчетов».

Вы: «Да, сегодня - последний срок, но после обеда я занят и не смогу поучаствовать в подготовке отчета».

Вежливый отказ можно использовать во взаимоотношениях с непосредственным руководителем или директором . Если он, например, в который раз пытается загрузить вас сверхурочной работой, попробуйте объяснить, что чем больше нагрузка, тем меньше ваша продуктивность. Объясните ему, что в рабочее время вы сможете выполнять поставленные задачи в соответствии с их приоритетом.

Многие люди, совершенно не способны отказывать, а другие этим умело пользуются, превращаясь в манипуляторов. Это неправильно. Нужно учиться отказыать грамотно и вежливо, но при этом твердо и однозначно.

Перед тем, как научиться отказывать стоит выяснить причину, по которой люди не умеют отказываться и выполняют каждую просьбу, хотя это им сильно мешает в жизни. Чаще всего люди боятся сказать нет, так как не уверены, что после отказа дружба сохраниться. Это совершенно неверная позиция, так как постоянным самопожертвованием невозможно заслужить ни дружбу, ни, тем более, уважение.

Как вежливо отказать человеку

Существует три основных техники отказа, которые будут подробно рассмотрены далее.

Отказать, не говоря нет

Иногда, чем проще и доступнее будет сформулирован ответ на просьбу, тем быстрее просителю станет понятна тщетность его требований. Простой отказ заключается в произнесении слова «нет». Однако многим бывает сложно отказать напрямую, или субординация не позволяет этого сделать. В этих случаях стоит применить технику мягкого отказа.

Мягкий отказ

Применение данного метода, позволяет несколько сгладить категоричность отказа. Чтобы вежливо отказывать людям, на первом этапе необходимо проявить внимательность и учтивость к просителю. Если его вопрос не совсем ясен, необходимо уточнить все делали. А вдруг все-таки существует возможность ему помочь? Если такой возможности нет, то необходимо мягко сказать, что это дело находиться в компетенции другого человека, а у вас нет времени, и вы не сможете помочь. Обязательно стоит подчеркнуть, что, отвечая отказом, вы очень сожалеете. Нужно подготовиться к тому, что проситель начнет давить на жалость или угрожать. В этой ситуации, ни в коем случае нельзя вступать в полемику, а лишь повторить отказ.

Смешанный отказ

Этот способ чем-то напоминает технику работы с возражениями клиентов при продаже. Используя такой метод можно дать отпор даже самому способному манипулятору. Единственное условие, это - полное спокойствие при разговоре и твердое намерение отстоять свою точку зрения. При диалоге с настойчивым просителем очень эффективно повторять его последние фразы – это один из методов, как отказать, не говоря нет. Все дело в том, что повторения дают манипулятору понять, что отказ не связан с тем, что человек не понял просьбы.

Когда будете отказывать, надо всегда помнить, что, принимая такое решение, вы всего лишь отстаиваете свое собственное мнение, и совершенно не нарушаете, чьих то прав.

Как отказать в просьбе

Иногда нам очень сложно отказывать человеку, особенно тогда, когда он настаивает на вашей помощи. Перед вами встает выбор: отказаться, обидев человека, или выполнить просьбу, но получить массу трудностей и проблем. При этом довольно часто мы выбираем второй вариант, и, выходя вон из кожи, выполняем просьбу человека.

Если просящий обиделся на вас за отказ, подумайте, почему он так поступает. Бывают случаи, когда кто-то оказывает вам услугу и, затем ждет от вас ответного шага. При этом его просьба – это на самом деле требование, которое облачено в просьбу только из вежливости. Это очень сложная ситуация, поэтому постарайтесь не попадаться в такие сложные случаи, и никогда не просите человека об услуге, если вы знаете, что он может потребовать что-то взамен в скором времени. В таких случаях вы можете предложить человеку какую-то альтернативу, то есть помощь в другой форме.

Если человек просит что-то чересчур настойчиво, то, как правило, это обычный манипулятор. В основном такие люди не способны оказывать помощь, и от них каких-либо серьезных услуг в принципе не дождешься. Возможно, вы когда-то уже помогали ему, поэтому он повторно обращается к вам. И если вы в этот раз выполните его просьбу, то он будет просить вас еще, еще и еще до бесконечности.

Вы можете не объяснять причины отказа, это ваше право, но, к сожалению, очень часто просящий начинает спорить с вами, вы можете даже солгать, что неприятно, лишь бы закончить этот вопрос. Не нужно сидеть и оправдываться перед человеком, просто скажите, что не можете выполнить его просьбу, и все.

Если вам неудобно отказывать, но и выполнить его просьбу вы не в силе, то вы можете предложить просящему помочь решить вопрос по-другому. Обязательно начните разговор с того, что вы очень хотели бы помочь ему, но учитывая те или иные обстоятельства, вы не можете сделать это сейчас. Но можете помочь по-другому, и с удовольствием это сделаете. Возможно, такой отказ будет принят положительно, и вы не испортите отношение с этим человеком.

Помните, никто не вправе заставлять вас делать что-то. Если вы решили отказать в просьбе, отказывайте смело, возможно, этот человек обидеться на вас потом, но нужно выбирать то, что вам удобно – пережить обиду этого человека или получить уйму проблем и неприятностей.

Как отказать руководителю

Руководитель нагружает вас большим объёмом дополнительной работой? Как не дать использовать себя и при этом не быть уволенным? Как отказать руководителю? Большинство сотрудников эти вопросы задают себе хотя бы один раз в жизни. Оказывается, необходимо лишь научиться говорить «нет». Если же вы в самом начале своей работы дадите начальнику понять, что умеете отказывать, то в дальнейшем у него не появится желания нагружать вас заданиями сверхурочно.

Необходимо разобраться в причинах такого поведения вашего руководителя. Осмотритесь вокруг. Задерживаются ли ваши коллеги после работы или начальник считает слабым звеном только вас? В первом случае вам надо выбрать: присоединяться ли к труженикам или покинуть компанию, так как идти против коллектива будет сложно. Возможно, он решил, что вы просто не сможете ему отказать. И при всём при этом он не сомневается в вашем профессионализме и, возможно, считает одним из лучших. Он вряд ли бы доверил важную работу плохому сотруднику.

Установив причину, вы вполне можете потребовать повышения по должности или прибавки к вашей заработной плате. Руководитель сам должен об этом позаботиться, однако практика показывает, что такое случается крайне редко.

Как бы случайно поинтересуйтесь, будет ли оплачиваться дополнительная нагрузка. Следует показать руководителю, что вы уважаете себя и свой труд и не станете работать бесплатно. Поэтому когда вас будут нагружать дополнительной работой, поинтересуйтесь, какую доплату вам предоставят, после его выполнения.

Ни в коем случае не показывайте своего страха перед руководителем, он такой же человек, как и вы, и, несомненно, с ним тоже можно договориться. Откажитесь от сверхурочной работы, напомнив руководителю о трудовом договоре, где тщательно прописан график вашей работы.

Возможно, что начальник не помнит, что некоторый вид работ не входит в ваши должностные обязанности. Сообщите ему об этом в вежливой форме, и, скорее всего, инцидент будет исчерпан. Отказывать не так сложно, как кажется.

Чтобы отказать руководителю, объясните ему, когда в следующий раз он подойдёт к вам с просьбой, что вы уже заняты работой, и дополнительная нагрузка может сказаться на качестве. Возможно, что для него на настоящий момент важнее выполнение той работы, с которой он к вам обратился, а текущие задания можно и отложить.

Если вам не удастся найти общий язык с вашим руководителем, и вы по прежнему не знаете, как отказать руководителю, то в конце концов, на одной организации свет клином не сошелся. Оставьте это место.

Как это ни парадоксально, умение отказывать так же необходимо, как способность сочувствовать и помогать. Если вы не можете сказать «нет», к вам будут без зазрения совести обращаться преимущественно те, кто никогда не отзовется на просьбу о помощи. Осваиваем технику отказа.

На свете есть немало людей, которых называют безотказными. К ним можно обратиться в любое время суток за помощью, и они никогда не откажут. Такое свойство их характера многие относят к достоинствам человека, ведь это выгодно – всегда «иметь под рукой» такого «безотказника», чтобы перекинуть на него часть своих проблем.

Однако редко кто дает себе труд задуматься: а может, человек просто не может отказать?

У людей, которые не могут сказать «нет», нередко не хватает времени на собственные дела и личную жизнь, хотя в качестве благодарности за свою безотказность они могут в лучшем случае рассчитывать на сомнительный комплимент.

Ярким примером безотказного человека и того, к чему приводит неумение отказывать, служит старый фильм «Осенний марафон» с Олегом Басилашвили в главной роли. Герой фильма немолод, однако он так и не научился отказывать и жить так, как хочет он сам. Его жизнь почти прошла, но он так и не состоялся как личность, потому что всегда жил так, как хотели другие.

Безотказные люди всегда, как магнитом, притягивают к себе людей, которые активно пользуются их неумением отказывать. Можно сказать, что палач ищет жертву, а жертва палача. И даже если «безотказник» вдруг взбунтуется и откажется от роли палочки-выручалочки, его тут же обвинят в махровом и бессердечии.

Есть золотые слова, которые стоит помнить каждому: «Жить так, как хотите вы сами, это не эгоизм. Эгоизм – это когда другие должны думать и жить так, как вы хотите».

Почему люди боятся сказать «нет»?

Люди, которые выполняют чужие просьбы вопреки своему желанию, чаще всего имеют мягкий и нерешительный характер. В душе они очень хотят произнести «нет», но настолько боятся поставить в неловкое положение или обидеть отказом другого человека, что через силу вынуждают себя делать то, что им совсем не по нраву.

Очень многие люди в дальнейшем сожалеют о том, что когда-то хотели, но не смогли сказать «нет».

Нередко люди, отказывая, произносят слово «нет» так, будто чувствуют себя виноватыми в чем-то, – им кажется, что за этим последует какая-то неприятная реакция. И действительно, многие не привыкли, что им отказывают, и «нет» вызывает у них негативную реакцию – они грубят, разрывают отношения и пр.

Некоторые люди не говорят «нет» из-за боязни стать никому не нужными и остаться в одиночестве.

Как отказать вежливо?

Говоря «нет», мы нередко наживаем себе врагов. Однако стоит помнить о том, что для нас важнее, – обидеть кого-то отказом или взять на себя исполнение тяготящих нас обязательств. Тем более, что совсем не обязательно отказывать в грубой форме. Например, те же дипломаты стараются не произносить «да» или «нет», заменяя их словами «Давайте это обсудим».

Говоря «нет», стоит помнить, что:

• это слово способно защитить от проблем;
• может означать «да», если произнести его неуверенно;
• успешные люди чаще говорят «нет», чем «да»;
• отказав в том, что мы не можем или не хотим делать, мы будем чувствовать себя победителем.

Существует несколько простых способов вежливого отказа, которые показывают, что эта задача под силу каждому.

1. Откровенный отказ

Некоторые люди считают, что, отказывая в чем-то, нужно обязательно назвать причину отказа. Это ошибочное мнение. Во-первых, объяснения будут выглядеть как оправдания, а оправдания дадут просящему надежду, что вы можете изменить свое мнение. Во-вторых, не всегда можно назвать настоящую причину отказа. Если же ее выдумать, в дальнейшем ложь может быть разоблачена и поставит обоих в неловкое положение. К тому же человек, который говорит неискренне, нередко выдает себя сам мимикой и голосом.

Поэтому лучше не фантазировать, а просто сказать «нет», не добавляя больше ничего. Можно смягчить отказ, сказав: «Нет, я не могу это сделать», «Я не хочу этим заниматься», «У меня нет времени на это».

Если человек пропускает эти слова мимо ушей и продолжает настаивать, можно воспользоваться методом «испорченной пластинки», повторяя одни и те же слова отказа после каждой его тирады. Не нужно перебивать говорящего возражениями и задавать вопросы – просто говорить «нет».

Этот способ подходит для отказа людям агрессивным и излишне настойчивым.

2. Сочувствующий отказ

Такая техника подходит при отказе людям, которые склонны добиваться своими просьбами своего, вызывая жалость и сочувствие. В этом случае стоит показать им, что вы сопереживаете, но ничем помочь не можете.

Например, «Мне вас очень жаль, но я помочь ничем не могу». Или «Я вижу, что вам нелегко, но решить вашу проблему я не в силах».

3. Обоснованный отказ

Это довольно вежливый отказ и его можно использовать в любой обстановке – формальной и неформальной. Он подойдет и при отказе людям старшего возраста, и при отказе людям, занимающим более высокое положение на служебной лестнице.

Этот отказ предполагает, что вы называете действительную причину, по которой не можете выполнить просьбу: «Я не могу это сделать, так как завтра иду с ребенком в театр» и т. п.

Будет еще убедительнее, если назвать не одну причину, а три. Такая техника так и называется – отказ по трем причинам. Главное при ее применении – краткость формулировок, чтобы просящий быстро уловил суть.

4. Отсроченный отказ

Воспользоваться таким методом могут люди, для которых отказать кому-то в просьбе – психологическая драма, и они чуть ли не автоматически отвечают согласием на любую просьбу. Люди такого склада часто сомневаются в своей правоте и склонны бесконечно анализировать свои поступки.

Отсроченный отказ позволяет обдумать ситуацию, а в случае необходимости обратиться за советом к друзьям. Его суть состоит в том, чтобы не говорить «нет» сразу, а попросить время для принятия решения. Таким образом можно застраховать себя от необдуманных шагов.

Обоснованный отказ может выглядеть так: «Я не могу ответить сейчас, поскольку не помню свои планы на выходные. Возможно, я договорился с кем-то встретиться. Мне необходимо посмотреть свой еженедельник, чтобы уточнить». Или «Мне необходимо посоветоваться дома», «Мне нужно подумать. Я скажу позже» и пр.

Отказывать таким образом можно людям, которые напористы и не терпят возражений.

5. Компромиссный отказ

Такой отказ можно назвать отказом наполовину, ведь мы хотим помочь человеку, но не полностью, а частично, и не на его условиях, которые нам кажутся нереальными, а на своих. В этом случае необходимо четко определить условия помощи – что и когда мы можем, а что нет.

Например, «Я могу отвезти твоего ребенка в школу вместе со своим, но только пусть он к восьми часам будет собран». Или «Я могу помогать тебе делать ремонт, но только по субботам».

Если же подобные условия просящего не устроят, то мы вправе со спокойной душой отказать.

6. Дипломатичный отказ

Он предполагает обоюдный поиск приемлемого решения. Мы отказываемся делать то, что не хотим или не можем, но вместе с просящим ищем вариант решения проблемы.

Например, «Я не могу тебе помочь, но у меня есть знакомый, который занимается этими вопросами». Или «Возможно, я могу тебе помочь иным образом?».

В ответ на примеры разных техник отказа можно возразить, что помогать людям необходимо и что, отказывая другим, мы сами рискуем оказаться в сложной ситуации, когда нам нечего будет рассчитывать на чью-то помощь. Заметим, что речь идет лишь о просьбах людей, которые привыкли «играть в одни ворота», считают, что все им обязаны и злоупотребляют безотказностью других людей.

Слово «нет» невероятно простое для произношения, однако многим людям сложно сказать его, несмотря на то, что другие употребляют его в отношении них довольно часто и беспристрастно. Многие не способны ответить человеку отказом. Есть люди, которые, не желая обидеть другого, категорически отказываются говорить «нет», ожидая каких-то негативный последствий в случае отказа.

Существует масса причин, по которым они не могут защититься от манипуляций и сказать это простое слово. В результате постоянного непрерывного насилия над собой человек зарабатывает стресс. Не имеет смысла доводить свою психику до такой крайности. Вежливый отказ может значительно облегчить вашу жизнь.

В этой стать мы постараемся тщательно разобраться в том, почему иногда так сложно сказать «нет» и узнаем, как научиться отказывать людям.

Почему так сложно сказать «нет»

Многие люди соглашаются в тех случаях, где с удовольствием сказали бы «нет». Почему же так происходит? На самом деле сказать «да» гораздо легче, поскольку такой ответ, несмотря на внутренне насилие над собой, более комфортный для многих. Когда человек соглашается на какую-либо просьбу, в большинстве случаев он может рассчитывать на благодарность и позитивное к себе отношение. Когда вы говорите «да» своему боссу, коллеге по работе или неизвестному прохожему на улице, вы имеете все шансы почувствовать расположение и симпатию к себе.

Отказ же неразрывно связан с необходимостью аргументировать свое «нет», накаляя тем самым обстановку между людьми. Когда вы отвечаете отказом, у вас может быть стопроцентное ощущение, что вы поступили правильно, но, тем не менее, имеется некоторый внутренний дискомфорт по причине того, что вам кажется, что вы были недостаточно отзывчивы. Вы можете даже почувствовать себя виноватым из-за того что не помогли человеку.

Низкая самооценка также может стать причинной того, что люди не могут сказать «нет». Это качество формируется еще в детстве. Если ребенка родители любили всего лишь за то, какой он есть, то проблем с самооценкой у него не будет. Такие люди способны абсолютно независимо от чужого мнение говорить «нет» без всякого чувства вины. Человек даже не задумывается о том, чтобы оправдываться перед кем-то. Он просто говорит «нет» лишь потому, что ему так будет лучше всего.

Если человек излишне воспитанный, то у него есть риск превратиться в безотказную личность. Страх показаться плохо воспитанным становится причиной того, что человек просто не представляет себе, как вежливо отказать . Чтобы избавиться от подобного комплекса, достаточно понять одну простую истину: слово «нет» никоим образом не нарушает нормы приличия, а в некоторых ситуациях даже укрепляет их.

Еще одной причиной того, что люди не могут отказать, является недопонимание значимости отказа.

Почему важно научиться говорить «нет»

Когда вы вежливо отказываете человеку, вы можете избавить себя от бесполезно потраченных часов, дней или даже месяцев вашего личного времени. Таким образом, вы не попадете в так называемую ловушку обещаний.

Безотказный человек изначально остается в невыгодном для себя положении. Такой личностью будут все постоянно пользоваться в своих интересах, а сам человек будет пренебрегать своими собственными. Нельзя отрицать важность взаимовыручки, поскольку это важная составляющая нормальных отношений между людьми. Но, выполняя постоянно чьи-то просьбы, при этом игнорируя свои личные интересы, человек приобретает репутацию бесхарактерной личности, которую можно использовать без зазрения совести.

Стремление научиться говорить «нет» будет мгновенно прекращать любое манипулирование со стороны окружающих. Кроме того, не сумев ответить отказом на какую-либо просьбу, мы рискуем подвести человека, который обратился к нам за помощью, ведь отсутствие времени, желания и сил что-то делать приведет к неэффективному выполнению поставленной задачи. В случае, когда вы не в состоянии справиться с какой-то проблемой, лучше всего сразу отказать, чем заставлять человека возлагать на вас определенные надежды. Помните, что, постоянно отвечая позитивно на любые просьбы, вы рискуете полностью потерять связь с собственным «Я», не осознавая, чего на самом деле хотите вы сами.

Когда вы поймете, как правильно отказать человеку , вы приобретете значительное уважение в кругах вашего общения. Когда вы говорите «нет», это совсем не означает, что вы становитесь ненужным для людей. Есть множество различных вариантов, как подтвердить свою незаменимость и уникальность.

Преуспевающие люди знают простой рецепт достижения успеха . Для этого необходимо делать исключительно то, что вызывает восхищение и энтузиазм. Для того чтобы отсеивать неинтересные и бесполезные задачи просто необходимо научиться говорить «нет».

Чтобы достичь невиданного карьерного роста и научиться управлять своей жизнью надо уметь твердо и беспристрастно отказывать тогда, когда подсказывает сердце, и соглашаться там, где интуиция говорит «вот это действительно то, что надо!

Умение отказывать - как научиться говорить «нет»

Основная ошибка людей, которые не знают, как правильно сказать «нет» , заключается в том, что они не осознают, что любой человек может войти в их положение так же, как и они могут это сделать. Однако если вы видите какие-либо признаки агрессии как реакцию на ваш отказ, вам однозначно стоит задуматься, имеет ли смысл контактировать с тем, кто полностью игнорирует ваши интересы.

Не давайте людям возможности тормозить себя на пути к поставленной цели . Если какая-либо просьба по сравнению с вашими планами кажется незначительной, то стоит однозначно отвечать стопроцентным отказом. Не стоит упрощать жизнь другого человека в ущерб своему счастью. Помните, что у вас есть своя жизнь, работа, интересы, досуг и увлечения.

Для того чтобы понять, как правильно отказать, нужно четко выделить свои жизненные приоритеты. К примеру, на первое место вы ставите спокойствие и благополучие вашей семьи, на второе – вашу карьеру , а на третью – увлечения и хобби. Не стоит забывать об этих вещах, когда вы колеблетесь между «да» и «нет».

Если выражение, которое гласит, что даже мертвая рыба может легко плыть по течению, но против него пойдет только та, которая имеет хребет. Если вы не бесхребетное существо, когда нужно отказать проявите твердость характера и решимость, и помните, что вы имеете право на отказы в любом случае, когда просьба идет вразрез с вашими интересами.

Вам необходимо нащупать и усилить свою решимость. Перед принятием решения обязательно думайте о мотивах того или иного человека, определитесь, действительно ли его просьба играет вам на руку. Примите решение в своей голове об отказе и уверенно выскажите его собеседнику.

Когда говорите «нет», обязательно используйте местоимение «Я». Обоснуйте кратко свой отказ, чтобы человек понимал, почему натолкнулся на ваше «нет». Не стоит мямлить и подавать любые признаки неуверенности, поскольку такое поведение, либо приведет к конфликтной ситуации, либо вашим уязвимым положением все же воспользуются, и вы снова скажете нежеланное «да». Отказывайтесь максимально твердо и лаконично для того чтобы у собеседника не возникло желания все же уговорить вас.

Помните, что ваша поза и интонация должны говорить о вашей уверенности. Это очень важно.

Некоторые психологи советуют фиксировать в специальном блокноте те моменты, когда вам не удалось ответить «нет». Нужно оценить, в каких ситуациях и с какими людьми такое происходило чаще. Надо описать чувства, испытываемые вами в такие минуты, а также продумать, как следовало себя повести в той или иной ситуации.

Как правильно отказать человеку – как сказать «нет»

В тех случаях, когда вы точно знаете, что откажете человеку, не стоит прерывать его. Дайте ему возможность полностью высказаться. Отказ не должен выглядеть как плевок на его интересы с высокой горы. Для того чтобы показать отсутствие безразличия по отношению к просящему вы можете показать человеку какие-либо альтернативные варианты выхода из ситуации. Нужно понимать, что очень часто нам приходится отвечать отказом на предложения или просьбы, на которые при других обстоятельствах или в другое время мы бы отреагировали согласием. Поэтому не забывайте предлагать различные варианты решения тех или иных задач.

Хорошо, когда отказ необходимо оформить в письменной форме, даже если общение происходит в реальном времени. У вас всегда есть время продумать свое «нет». Если вы контактируете с человеком в устной форме, никогда не отвечайте сразу, аргументируя это тем, что вам необходимо поразмыслить. Такая формулировка одновременно подготовит человека к возможному отказу и даст вам возможность выиграть немного времени для того чтобы обосновать свое «нет».

Когда вы наконец-то решились на отказ, продумайте все, что планируете сказать. Вы навряд ли отказываетесь от чего-либо уж очень приятного, поэтому ваши эмоции могут быть самыми разнообразными.

Нужно учитывать, что за вашим отказом последует в большинстве случаев еще одна попытка переубедить вас. Выслушайте вашего партнера, не перебивая его. Озвучьте свой отказ еще раз, если понадобиться – несколько раз. Эта техника носит название «заезженной пластинки». Формируйте четкие понятные аргументы.

Для того чтобы сделать ваш отказ чуточку мягче вы можете использовать так называемую технику «Отказа с пониманием». Дайте собеседнику понять, что вы сочувствуете его проблеме, и убедите, что ничем не можете помочь в данный момент. Не будет лишним добавить, насколько важно вам доверие человека к вам.

Подытоживая все сказанное выше, отметим, что, как бы вами ни пытались манипулировать, вы не обязаны оправдываться ни перед кем. Зачастую достаточно твердого «нет» без лишних разглагольствований для того чтобы вас больше никто и никогда не думал использовать в своих целях.

Не стоит также впадать в крайность, отвечая отказом на любые просьбы. Помните, что решение выполнить ту или иную просьбу должно быть вашим личным, а не продуктом манипуляции другого человека.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 4 файла

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.