Один из пунктов плана — купить сыну морскую свинку:) Удастся ли реализовать?

Привет, дорогие читатели!

В прошлом посте я затронула актуальную, как оказалось, для многих тему прокрастинации – откладывания дел и написала, что правильное планирование дня является одним из важных факторов борьбы с этой проблемой. Поэтому сегодня я подготовила пост о том, как правильно планировать время. Приведу примеры того, как это делают высокоэффективные люди и я:)

В первую очередь, ответим на вопрос, а зачем вообще планировать? Спонтанная жизнь доставляет больше удовольствия. Очень часто, планируя и концентрируясь на одном, мы не замечаем другое. Да, но жизнь современного мира настолько усложнилась, что, не планируя, не управляя ею, скорее всего заблудишься и можешь оказаться совсем не там, где хотел. А ведь всем нам хочется где-то оказаться. И желательно не у разбитого корыта с золотой рыбкой неподалеку в океане:) Поэтому нужно планировать и ставить цели.

До цели может дойти только тот, у кого она есть. И быстрее до нее доберется тот, у кого есть карта. А карта – это и есть план с той единственной разницей, что план мы составляем сами, а карты – топографы. Но наверное, этим и интересна жизнь, что каждый из нас себе топограф:)

Итак, мои дорогие топографы, с чего начнем? Я начинаю с целей, а затем правильно расфасовываю их в структуру дня!

Более того, наша оперативная память не бесконечна. Ученые доказали, что обычный человек может держать в своей голове в одно и то же время до 7 вещей. Потом начинается конкретный перегруз мозга. Это может закончиться для вас сердечным приступом, если кто-нибудь в этот момент решит сделать вам укольчик деревянным шприцом или романтично обнять. Просто нервная система больше не выдерживает. Поэтому свой мозг нужно постоянно разгружать от этих мелочей.

Что предлагает Дэвид Аллен? Нужно создать систему, куда вы можете записывать такие дела. Типа ящичка, куда поступает вся входящая информация. Сегодня для смартфонов разработаны прекрасные программы, в которых есть все эти функции (things, 2do, remember the milk и т.д.). После того, как мы сгрузили все дела в одну кучу, вечером их нужно просматривать и расфасовывать в структуру дня или помещать в другие удобные для этого дни.

Например, нужно забрать что-то с почты, заплатить по счету в банке и купить сапоги. Все это удобно будет сделать в один день, когда вы будете в городе. Если планировать заранее, то действительно много времени экономится на таком совмещении дел.

Дэвид Аллен еще предлагает регулярно обходить свои владения (даже если это одна комната и кухня) и записывать, что нужно сделать и когда это сделать.

Что еще нужно добавить в список задач?

Итак, план задач у нас готов: есть глобальные задачи, есть ежедневные задачи, но чего-то еще не хватает. Если все время делать то, что нужно, то жить будет скучно и грустно. Нужно обязательно добавить то, что хочется сделать. Отдыхать в течение дня все равно нужно. Подзаряжать себя тоже. Поэтому очень важно иметь небольшой список дел, которые вам всегда хотелось сделать (спрыгнуть с парашютом, прогуляться по осеннему парку с малышом, сфотографировать мыльный пузырь в момент, когда он лопает), чтобы не тратить время отдыха на просмотр очередного выпуска криминальной хроники. Думаю, она никогда не попадет в список дел, которые вы всегда хотели сделать. Ну об отдыхе мы еще поговорим. Приступим к планированию дня.

Как правильно планировать день

Планирование дня очень сильно зависит от двух факторов: находитесь вы одни или не одни. Когда вы одни, вам нужно бороться только с собственной ленью, что на самом деле, очень просто:) Если вы не одни, вам нужно бороться с ленью других людей. Шучу. Бороться не нужно (это все равно бесполезно), но нужно учитывать, что другим ничего не известно о ваших планах на день. И если коллегам по работе это можно как-то объяснить, то маленькому ребенку не объяснишь. Поэтому сначала разберем, как планировать, если ты один и не сильно зависишь от окружающих.

В первую очередь, нужно определить свои фазы биоритма. В какую фазу ты наиболее работоспособен, а в какую наименее. Большинство людей наиболее работоспособны в первые несколько часов после пробуждения, то есть утром. Именно на это время нужно планировать самые трудные и энергоемкие дела. Лучше всего, если это задачи из вашей стратегической картонки.

Послеобеденное время – самое трудное для работы на месте, поэтому лучше планировать какую-то более активную работу, связанную с передвижением, разговорами, чтобы не уснуть. Если есть возможность поспать, то это идеально. У.Черчиль прожил долгую жизнь только благодаря своей привычке спать после обеда. «Кто спит днем, тот может себе позволить не один рабочий день, а два», — говорил он. Исследования показали, что короткий послеобеденный сон восстанавливает силы на 100%. Те, кто не спит, работает на 50% своего потенциала.

К 16 часам силы у людей обычно восстанавливаются и начинается новый подъем, в который тоже много можно успеть. Около 19.00 начинается снова спад. Изменить его можно только спортом около 16-18.00 или вечерним сном (я частенько засыпаю в 20.00 с детьми на полчаса и потом могу работать до 24.00 без ущерба для здоровья).

Если дел много и невозможно обращать внимание на фазы биоритма, то лучше всего использовать систему Pomodoro, о которой я писала . Она повышает производительность любого человека в 1,5-2 раза.

Главное ее преимущество – она дает тебе отдохнуть еще до того, как ты устал. Засчет этого не накапливается усталость и, если еще не забивать себя тяжелой едой, то работать можно практически весь день.

Система Помодоро строится на принципе 25 минут работаем, 5 минут отдыхаем. Если вы ее применяете, что как раз в эти 5-10 минут отдыха делайте мелкие дела (я делаю в это время домашние дела). Они будут казаться отдыхом.

Зачем отдыхать, если в это время можно работать?

Очень многие “высокоэффективные” люди думают, что они высокоэффективны засчет того, что отказывают себе в отдыхе, что работают от зари до зари только на силе воле. Так вот такое мышление очень далеко от высокой эффективности. В лучшем случае человек заболеет и одумается, а в худшем случае умрет лет в 40, так и не поняв, что наш организм – это не компьютер и не робот. Мы оптимально функционируем, если 8 часов спим, 8 часов работаем и 8 часов занимаемся всем остальным, что не относится к первому и второму.

Если вы читали мои посты по энержи-менеджменту и книгу Тони Шварца «Жизнь на полной мощности», знаменитые спортсмены достигали максимального успеха только когда заменяли часть тренировок (физическое развитие) на другую: смотрели фильмы, встречались с друзьями (эмоциональная деятельность), решали кроссворды, читали (умственная деятельность), помогали другим (духовная деятельность). В результате у них восстанавливался внутренний баланс и появлялось больше энергии.

Если мы работаем только в одной сфере (в офисе или дома), то постепенно истощаем свои силы. Их нужно регулярно пополнять. И чем более регулярно и прицельно мы это делаем, тем больше у нас будет сил, тем более мы эффективны.

Как правильно планировать день, чтобы успевать выполнять задачи и отдыхать от них?

Чтобы успевать выполнять задачи и не уставать, нужно планировать день ритмично. Причем одна фаза — рабочая (когда вы отдаете энергию, отдаете себя делу полностью) должна сменять другую — противоположную (когда вы полностью отвлекаетесь и желательно пополняете энергию). Например, поработали полчаса. потом съели два яблока в течение пяти минут и снова за работу.

Очень хорошо все это вписывается в систему Помодоро. Главные, самые важные дела выполняются в течение каждых 25 минут. Подпитка энергией (еда, проветривания, прогулки, просмотр юмористических видео или прослушивание музыки) и улаживание мелких дел (стирка, уборка, звонки и др.) – в течение пауз. Лично я не всегда строго следую правилу 25 минут. Если чувствую, что процесс пошел, до работаю, пока идет, но потом делаю паузу подлиннее. Главное, чтобы она была.

Итак, определили задачи, определили время, когда лучше работается, запланировали на это время самые сложные задачи, остальные – на менее работоспособное время, запланировали паузы на подзарядку энергии. Ну и выполняем! Не забыли про сон и те меры, которые позволяют нам спать меньше, а высыпаться лучше (я писала об этом ).

Это планирование подходит, если вы не сильно зависите от других. Если на вас - ребенок, а то и два, то планировать нужно по-другому. Я обязательно напишу об этом в одном из следующих постов, а на сегодня — все.

Да, кстати, в качестве результата того, что моя система планирования работает, прилагаю доказательство.

Сын получил на День рождения морскую свинку, как было запланировано

И все же не забывайте про спонтанность. Она может принести в жизнь много прекрасных моментов. Раз в неделю нужно обязательно устраивать отдых от планирования и делать то, что хочется, хотя бы пару часов. Вот, что у нас получилось из этого:)

Теперь у нас две морские свинки:)

А как же быть с прокрастинацией? Правильное планирование дня — это основа, но, к сожалению, не 100% средство от прокрастинации. Здесь нужно средство посильнее. Я открыла его для себя буквально на днях. И в следующем посте я обязательно расскажу о нем. Только благодаря ему я сегодня завершила этот пост и не только его:)

С уважением,

Купите календарь или ежедневник (планировщик задач). Убедитесь в том, что в календаре есть место для записи дел и задач. К некоторым календарям прилагаются ежедневные или ежемесячные планировщики. К тому же, можно просто воспользоваться ноутбуком. Выберите тот вариант, который вам больше подходит. Что бы вы ни выбрали, этот вариант должен быть вам прежде всего удобен. Но не стоит заводить ежедневник для учебы, для работы, для досуга и так далее – все должно быть в одном месте.

Сортируйте свои дела. В электронных планировщиках есть функция сортировки разных задач. Например, дела, которые связаны с работой, можно помечать красным цветом, связанные с учебой – голубым, разные дела по дому – зеленым, а розовым – отдых и физические упражнения.

• Организация дел таким образом, а также цветовая сортировка помогут визуализировать задачи и понять, сколько времени уходит на каждую категорию дел. Например, можно заметить, что в расписании целая куча «красных» дел (то есть по работе) и «зеленых» дел (то есть по дому), но очень мало «розовых» (отдыха и физических упражнений). Если вы заметите, что на упражнения у вас остается мало времени, возможно, у вас будет стимул попытаться выделить на это больше времени в следующие дни.

Ставьте перед собой такие цели,
чтобы трудно было промахнуться.

Всякое изменение начинается с желания. Чтобы к чему-то стремиться, надо сначала этого захотеть. Наибольшего успеха добиваются люди, одержимые сильными желаниями, часто патологическими страстями. Что, как не страсть, давало возможность великим мира сего проводить за рабочим столом по 12-14 часов, оставляя на сон и еду лишь необходимый минимум. Однако эти люди редко бывают счастливы, да и сама по себе страсть еще не является гарантией успеха.

Желание животного инстинктивно и неоформлено. Если вы хотите поставить на службу своим желаниям всю мощь человеческого интеллекта, то придется действовать осознано и методично. Методическое же и осознанное изменение требует формализованного и осознанного желания, а формализация и осознание желания - это постановка цели.

Цель - чрезвычайно мощный и эффективный инструмент в работе над собой. Грамотно поставленная цель выполняет сразу три функции:

1. Она помогает правильно направлять усилия . До тех пор, пока вы не поставили себе цель более-менее формально, всегда есть риск попасть под влияние потока обстоятельств, оказаться листком на ветру, делать не то, что нужно тебе, а то, чего просят другие, или то, что сейчас делать удобнее и приятнее, или ничего не делать. Цель же является первым шагом к планированию и структурированию жизни.
2. Она позволяет оценивать успешность действий . Зная, к чему мы стремимся, представляя ту точку в пространстве возможных ситуаций, которой надо оказаться, можно при каждом шаге оценить, насколько мы к ней приближаемся.
3. Достижение цели приносит позитивные эмоции , которые служат положительным подкреплением, закрепляющим конструктивную модель поведения. Поставив цель и достигнув ее, вы испытываете радость, которая поможет вам повторить этот цикл: снова поставить цель, снова достигнуть ее и снова испытать радость. Раскручивая в своем характере это колесо можно превратить себя в машину успеха, которую будет уже не остановить.

Так что в этом случае правильно поставленной будет, например, такой вариант: "Научиться варить потолочные швы", "Изучить всю номенклатуру товара" или "Научиться оформлять накладные на компьютере". И не забудьте о сроках, чтобы не дать лентяю в себе возможности постепенно свести все предприятие на нет.

Таким образом:

Цель должна быть конкретной.

Достижение цели должно зависеть только от вас.

Поэтому помните, что:

Сложность цели должна быть оптимальной - значительной, но выполнимой.

Извлекайте положительные уроки и из отрицательного результата.
Не останавливайтесь!

Простой выход состоит в том, чтобы структурировать цели , примерно по такой схеме:

1. Цель- мечта. Ориентация на десятилетия, а то и на всю жизнь. Например: "Я хочу стать человеком, обладающим всеми полезными в жизни знаниями и умениями". Эту цель трудно поставить четко. Когда пройдет это время, изменитесь и вы и мир. Но все же ее полезно иметь на горизонте.
2. Долговременная цель. "Выучить английский до разговорного уровня - 3 года", "Научиться водить автомобиль - 1 год" и так далее. Этот уровень более конкретен, но и здесь есть некоторая неопределенность, поскольку мы вынуждены планировать действия, о которых знаем еще слишком мало.
3. Промежуточная цель. Это не то, что вам нужно непосредственно, но как раз этот уровень планирования позволяет оценивать успешность продвижения к более крупным целям. Например: "Выучить правила дорожного движения - 1 месяц".
4. Краткосрочная цель. То, что надо делать прямо сейчас. Эти задачи можно записывать в еженедельник. Например: "Выучить 5 карточек". Краткосрочные цели помогают планировать день, неделю и превращают не слишком интересное занятие в игру, в соревнование с самим собой.

Так что, при постановке целей придерживайтесь еще двух правил:

Структурируйте цели
И
Пересматривайте долгосрочные цели по мере приближения к ним.