С огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать - это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу» .

Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации» .

На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее ), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:

• полное фирменное наименование ООО или АО;
• место нахождения ООО или АО.

Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».

Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.

Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:

Пример 1

Печати хозяйственных обществ

Свернуть Показать

В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.

Что касается штампа , то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого - воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки .

Пример 2

Штампы для разных целей

Свернуть Показать

Виды печатей в организации

Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати . Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно - следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).

Пример 3

Дополнительные печати

Свернуть Показать

К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.

Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».

Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).

Пример 4

Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях

Свернуть Показать

Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.

Учет печатей и штампов

Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.

Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале - см. Пример 6.

Куда и как ставить печать?

Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.

Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).

Пример 7

Проставление оттиска печати при указании места для него - «М.П.»

Свернуть Показать

Пример 8

Проставление оттиска печати в специально отведенном поле

Свернуть Показать

Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте - задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.

Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.

Пример 9

Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица

Свернуть Показать

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.

Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» - в нижнем левом.

Уничтожение печатей и штампов

Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину , особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.

Уничтожить печать - это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).

Если вдруг выясняется, что печать потеряли , это отражается в особом акте - показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:

• вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
• там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».

Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации »

Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров ». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.

Образец регламента о печатях и штампах

В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации . Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.

Раздел документа: Образцы документов, Акт

Скачать «Акт об уничтожении печати организации»

Источник документов раздела «Акт»: http://dogovor-obrazets.ru/образец/Акт

АКТ N _________ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Составлен в 2 экземплярах

Печать, зарегистрированная в реестре печатей за N ______________,организации: _________________________________________________________ (организационно-правовая форма

И наименование организации)

ОГРН N ________________________ уничтожена на основании заявленияруководителя в связи с _______________________________________________ (указать причину: изменение наименования,

Организационно-правовой формы, износ и т.д.)

Печать уничтожил представитель организации ____________________________________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество)

паспорт: серия _____ No. ___ код подразделения _______________________ (для новых паспортов)

выдан ________________________________________________________________ (кем, когда)

_____________ «___»___________ 200__ г. (подпись)

Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю, сведенияоб уничтожении печати внесены в базу данных «Реестр печатей»,заявление и один экземпляр акта приобщены к архивному делу печати.

Представитель МРП ____________ /________/ «___»__________ 200__ г. (подпись)

———————————————————————- ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ

———————————-T———————————-¬¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦L———————————+————————————

Печать, как любой инструмент может износиться, повредиться и прийти в негодность. Но выбрасывать в мусорную корзину ее нельзя, сегодня рассмотрим все аспекты уничтожения печатей.

В каком случае нужно уничтожить печать организации

В первую очередь нужно определить в каком случае печать подлежит уничтожению:

• Механические повреждения клише
• Механические повреждения корпуса
• Ликвидация фирмы
• Изменения данных, отражённых на печати
• И. т. п.

Как правильно уничтожить печать

Чтобы уничтожить печать фирмы нужно составить документ, который называется Акт об уничтожении печати. На любую уничтоженную печать у вас должен хранится акт об уничтожении печати, образец вы можете скачать по ссылке. В образце нужно заполнить пустые поля и указать:

• Кто из сотрудников уничтожил печать (штамп)
• Метод уничтожения (сжигание, изрезание латексной (полимерной части) на мелкие кусочки)
• Дата и точное время

Документ подписывают все члены комиссии, обычно 3 человека. Может быть назначен председатель комиссии, обычно это директор. Акт хранится 10 лет.

Форма акта об уничтожения печати

Определенной формы акта не существует, каждая фирма разрабатывает его самостоятельно, вы можете воспользоваться одним из образцов, представленных ниже или создать свой собственный бланк.

Акт уничтожения печати при ликвидации фирмы — скачать

Акт уничтожения печати- скачать

Акт уничтожение печати при ликвидации фирмы

При закрытии фирмы или одного из филиалов все печати также должны быть уничтожены, чтобы никто не мог воспользоваться ими в личных целях. В таком случае в акте указывают причину уничтожения «в связи с ликвидацией фирмы». Скачать образец акта об уничтожении печатей при ликвидации фирмы вы можете по ссылке. Уничтожить нужно все печати и штампы отраженные в журнале регистрации печатей, даже если оттиски у них одинаковые, с течение времени каждая печать износилась по-своему и приобрела индивидуальные особенности.

Внесение изменений в журнал регистрации печатей и штампов

После уничтожения печатей обязательно нужно указать этот факт в журнале регистрации печатей, а также записать номер акта и дату уничтожения.

Соблюдение порядка в бумагах позволит избежать путаницы в документах и проблем с налоговой.

Скачать акт уничтожения печати ИП

При уничтожении печати ИП возникают свои сложности, в том числе, кто подпишет акт об уничтожении печати, ведь эту процедуру необходимо осуществлять по решению комиссии. В случае, если в вашей фирме нет работников за актом об уничтожении печати вы можете обратиться в фирму производитель. Именно в их реестре печатей отражены сведения о вашей регистрации. На ваших глазах печать уничтожат, а вам выдадут акт об ее уничтожении. Клиенты фирмы «Первопечать» могут обратиться за данной услугой в наш офис.

Уничтожение зарегистрированной в реестре печати

Для тех предпринимателей, кто зарегистрировал печать в реестре важно помнить о том, что при уничтожении любой печати сведения должны быть переданы в соответствующие организации.

1. если изменились какие-либо реквизиты предприятия (например, форма собственности), и информация на клише им не соответствует;
2. печать имеет какие-либо дефекты, из-за которых её использование невозможно;
3. печать пришла в негодность с течением времени - её оттиск недостаточно чёткий, и текст не читаем;
4. произошла реорганизация или перерегистрация предприятия, или же оно ликвидировано.

Порядок уничтожения прописан в нормативно-правовых актах муниципального и объектового уровня. Уничтожение печати может быть произведено самостоятельно или с помощью агентства, предоставляющего такую услугу.

В случае самостоятельной ликвидации клише государственного образца издаётся Приказ об уничтожении гербовой печати, в котором назначается комиссия минимум из трёх человек. В комиссии обязательно должен присутствовать сотрудник, ответственный за учёт штампов и печатей предприятия.

Уничтоженная печать должна быть непригодной к дальнейшей эксплуатации и не подлежать восстановлению. В зависимости от материала, из которого изготовлено клише, существуют различные способы уничтожения.

Металлические печати спиливают крест-накрест, а полимерные и резиновые разрезают либо сжигают. После процедуры составляется Акт, который в течение десяти лет хранится в организации.

В документе должны быть указаны следующие сведения:

• место и время уничтожения печати;
• основание для ликвидации;
• наименование и оттиск подлежащей уничтожению печати;
• состав комиссии;
• способ уничтожения.

Акт подписывается всеми членами комиссии. Его содержание не допускает наличия ошибок и исправлений.

Уничтожение гербовых печатей можно поручить агентству, предоставляющему эту услугу. В этом случае необходимо будет предоставить следующий комплект документов:

• свидетельство о регистрации организации-владельца печати;
• заполненный бланк заявления, разрешающего уничтожение;
• удостоверение личности руководителя предприятия или его доверенного лица;
• документ, подтверждающий отсутствие задолженностей предприятия.

После ликвидации гербовой печати заказчику выдаётся Акт об уничтожении, который регистрируется в соответствии с порядком внутреннего документооборота компании.

Гербовые печати - изготовление от 1400 рублей

Иногда случается так, что может потребоваться такая процедура, как уничтожение или учреждений. Причины могут быть следующие:

• Ликвидация организации или учреждения;
• Изменения реквизитов (частично или полностью);
• Износ или повреждения печатей и ;

В этом случае может понадобится —

Что же нужно сделать, а также с чего нужно начать в первую очередь? Вначале руководителю организации необходимо издать Приказ о ликвидации печати учреждения, в котором обязательно указать причину принятия такого решения, далее по пунктам прописываются действия в связи с этим:

• создать комиссию;
• каким образом необходимо уничтожить;
• составить акт о ликвидации;
• с какого числа оттиски старого штампа считать недействительными;
• с какого числа оттиски нового штампа считать действительными (если происходит замена на новые штампы);
• на кого возложена ответственность за происходящее;

Кто может утилизировать штампы

Если подлежащая уничтожению печать относится к числу гербовых, то в большинстве случаев эта процедура происходит в Управлении делами, куда ее необходимо сдать со всеми надлежащими документами. Если же это обычная печать или штамп, то уничтожение такого вида штемпельной продукции может производиться силами собственной организации, либо с помощью сторонней организации, наделенной такими полномочиями.

Если вы решили уничтожить штамп, воспользовавшись услугами сторонней организации, то вам необходимо будет сдать не только сами штемпельные изделия, но и необходимый комплект документов, который с вас могут потребовать:

1. Заявление от руководителя организации об уничтожении штемпельного изделия
2. Копия паспорта руководителя
3. Копия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящим учреждением (для руководителей государственных организаций)
4. Копия паспорта ответственного за уничтожение сотрудника
5. Доверенность на работника, ответственного за ликвидацию штампа, от руководителя учреждения
6. Выписка из ЕГРЮЛ (заверенная у нотариуса копия)
7. Документ об оплате услуги

Если же вам удобнее уничтожить штамп силами своего учреждения, то порядок действий выглядит приблизительно следующим образом. На основании Приказа об уничтожении печати, руководителем организации создается специальная комиссия, которая обязана физически ликвидировать клише и все составляющие штемпельного изделия, чтобы исключить дальнейшее его восстановление и использование. Далее комиссией составляется акт об уничтожении, который в дальнейшем также утверждается подписью руководителя учреждения.

Акт утилизации печати организации

После того, как назначенная комиссия ликвидировала штемпельные изделия, необходимо составить документ, подтверждающий этот факт. Таким документом является Акт утилизации печати. Он обязательно должен содержать в себе:

• состав комиссии по утилизации
• место и время
• на основании чего произошло данное действие
• название и образец оттиска утилизированной печати организации
• способ уничтожения (клише из каучука обычно разрезается на мелкие части и сжигается, а из металла спиливается)
• заключение комиссии о приведении печати в состояние, гарантированно исключающее ее восстановление и дальнейшее использование
• подписи всех членов комиссии

Акт служит основанием для занесения соответствующей записи в Журнал учета штемпельных изделий учреждения, где в определенной графе указывается дата и номер акта утилизации, а также причина, по которой была проведена процедура. Акт хранится вместе с журналом во избежание споров и недоразумений, касающихся оттисков старых штампов.

Безусловно, если по вопросу утилизации/уничтожения печати организации ваш выбор остановится на нашей компании, мы сможем это сделать профессионально, грамотно и быстро, ничего не упустив из виду. Вам останется только получить документы, подтверждающие факт уничтожения вашего старого штемпельного изделия.

Необходимость составления акта об уничтожении печати организации может возникнуть, если (разд. 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Росархивом):

• компания решила отказаться от использования печати в принципе. В 2015 году в Законы об ООО и АО были внесены поправки, позволяющие организациям вести деятельность без печатей и штампов (п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ , п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ );
• печать повреждена;
• организация меняет свое наименование (или местонахождение, и оно указано на старой печати);
• компания ликвидируется;
• компания реорганизуется в результате процедуры слияния, присоединения или преобразования.

Уничтожить старую печать можно, обратившись в штемпельную мастерскую и оплатив услугу по прейскуранту. Другой вариант - избавиться от печати (проще говоря разломать ее) своими силами, составив при этом акт об уничтожении старой печати.

Отметим, что печать нужно будет раздробить без возможности восстановления (или испортить клише таким образом, чтобы печать однозначно нельзя было заново использовать). Причем вся процедура должна происходить на глазах у комиссии, члены которой и подпишут акт.

Как составить акт об уничтожении печати организации

Утвержденной формы акта об уничтожении печатей и штампов не существует. В акте должны быть перечислены члены комиссии, присутствующие при уничтожении печати, указаны причины уничтожения и способ (к примеру, дробление на фракции, разрезание на мелкие части), а также дата и время, когда это произошло. Также на акте перед разламыванием печати проставляется ее оттиск. А после председатель и члены комиссии ставят свои подписи, подтверждая факт уничтожения.

На основании такого акта в журнал движения печатей нужно будет внести запись об уничтожении. Делает это лицо, ответственное за хранение печатей.