Cestovný list sa vypĺňa, keď zamestnanci podnikov a organizácií musia potvrdiť svoje náklady na dopravu, ktoré im vznikli v procese vykonávania pracovných úloh. V tomto prípade môžu vzniknúť výdavky tak na zaplatenie benzínu do osobného vozidla zamestnanca, ako aj na zaplatenie lístkov na verejnú dopravu.

Postupový list sa následne spolu s prehľadom o použití finančných prostriedkov stáva podkladom na vyplatenie náhrady zamestnancovi v súlade s jeho výdavkami a zároveň slúži ako účtovný a daňový doklad.

SÚBORY

Kto potrebuje plán cesty

Vypracovanie tohto dokumentu je potrebné pre vodičov, zamestnancov kuriérskej služby, obchodných zástupcov, účtovníkov, právnikov, obchodných manažérov a pod. Práve tieto kategórie pracovníkov najčastejšie cestujú po meste za obchodnými účelom. Cestovné hárky navyše využívajú tí obchodní cestujúci, ktorí chodia na služobné cesty vlastnými autami.

V niektorých prípadoch potrebuje vedenie organizácií okrem fiškálneho významu aj cestovné výkazy na analýzu ciest zamestnancov s cieľom nájsť najoptimálnejšie a najkratšie cesty, čo zase môže výrazne znížiť náklady podniku. pohyb zamestnancov po meste.

Postup pri vydávaní trás

Forma trasového listu je schválená v účtovnej politike organizácie. Je tu tiež predpísaná frekvencia (denná, týždenná, mesačná), ako aj poradie jej vykonávania.

Stojí za zmienku, že na uznanie výdavkov vynaložených zamestnancom na pracovné cesty je potrebné nielen správne zostaviť plán cesty, ale aj ďalšie podporné dokumenty k nemu pripojiť ako samostatné prílohy. Konkrétne:

• objednávka, ktorá bude slúžiť ako potvrdenie zájazdu na oficiálne účely;
• správa zamestnanca o vynaložených výdavkoch;
• jasne čitateľné cestovné doklady, ktoré preukážu poskytnutie služieb.

Výdavky kontrolujú odborníci na účtovnom oddelení, potom sa dokument predloží manažérovi na podpis a potom sa predloží na splatenie alebo vrátenie zúčtovateľnej sumy. Doplatky zamestnancom, ktorí pri cestovaní za prácou používajú osobné vozidlá alebo využívajú verejnú dopravu, považujú organizácie za výdavky a priamo ovplyvňujú zdanenie pri výpočte dane z príjmov.

Pravidlá pre vyplnenie hárku trasy

Neexistuje jednotná forma plánu trasy. Podniky a organizácie si môžu vytvoriť šablónu plánu trasy sami alebo ju napísať vo voľnej forme. Hlavná vec je, že musí obsahovať všetky cesty v poriadku, ktorých sa zamestnanec dopustil v určitom časovom období, s uvedením ich cieľov, ako aj odkazmi na primárne dokumenty. Môže byť vypracovaný buď na bežnom hárku A4 alebo na hlavičkovom papieri spoločnosti.

Musí byť vypracovaný itinerár v duplikáte, z ktorých jeden je presunutý do účtovného oddelenia organizácie, druhý zostáva v rukách zamestnanca. Nie je potrebné ho certifikovať pečaťou, pretože sa týka interného toku dokumentov.

Pokyny na vyplnenie trasového listu

Trasa je vždy napísaná podľa štandardných pravidiel kancelárskej práce, takže by nemala spôsobovať žiadne zvláštne ťažkosti. Táto vzorka skúma trasový list, ktorý vyhotoví vodič na základe výsledkov jeho jázd po meste za jeden deň.

1. V hornej časti dokumentu je v strede riadku napísaný jeho názov a tesne pod ním je uvedená lokalita, v ktorej bol vydaný, a dátum: dátum, mesiac (slovom), rok.
2. Potom zadajte priezvisko, meno a priezvisko zamestnanca, pre ktorého sa zostavuje, uveďte jeho pozíciu, značku auta a účel cesty.
3. Ďalej sa do dokumentu vloží tabuľka, do ktorej sa zapíše dátum cesty, cieľ (adresa), značky príchodu a odchodu (s presnosťou na hodiny a minúty), doklad potvrdzujúci náklady (číslo, dátum) a ako sa suma vynaložených peňazí zadáva v poradí.
4. Cestovný list musí podpísať zamestnanec, pre ktorého je vydaný, ako aj účtovník spoločnosti.

Po vyplnení rozpisu trasy

Po riadnom vyhotovení a certifikácii sa z rozpisu stáva daňový a účtovný doklad. V prípade daňových kontrol môžu byť na tento dokument upozornené aj regulačné orgány.

Daňové úrady si môžu okrem trasového listu vyžiadať aj ďalšie prvotné doklady vrátane cestovných lístkov, platobných dokladov čerpacích staníc a nákladných listov.

Okrem toho budú kontrolóri porovnávať dodržiavanie pracovných povinností zamestnancov a ich pohyb. Je nepravdepodobné, že cesta účtovníka do banky alebo cesta právnika na súd vyvolá otázky, takže je potrebné vziať do úvahy aj takéto jemnosti.

Cestovný list sa vydáva v prípade, ak je zamestnanec v podniku povinný preukázať výdavky na svoju dopravu vynaložené pri plnení zverených úloh. Potom sa podľa predloženého dokladu zamestnancovi vynaložené peniaze vrátia, navyše predložené hlásenie slúži účtovníčke na daňové priznanie.

Účely zostavovania trás

Trasy, s výnimkou výkazu nákladov, môžu byť užitočné pre vedenie inštitúcie pri štúdiu pohybu obchodných cestujúcich na určenie optimálnych komunikačných trás, vďaka čomu bude možné radikálne znížiť náklady inštitúcie. pre pohyb pracovníkov po lokalite.

Príprava takéhoto hárku je potrebná pre vodičov, kuriérov, obchodných pracovníkov, účtovných a právnych pracovníkov, obchodných špecialistov atď. Táto vrstva pracovníkov najčastejšie cestuje za výrobnými účelmi.

Okrem toho sa pre zamestnancov, ktorí chodia na služobné cesty vo vlastných vozidlách, vydávajú trasové lístky. Smerové dokumenty pre predajcov majú svoje vlastné charakteristiky. Majú 2 hlavné úlohy na prípravu trás:

1. Po prvé: – rozširovanie predajných sietí. Tu sa vo formulári trasy zobrazuje zoznam predajných pultov, ktoré je potrebné navštíviť podľa plánovaných úloh rozširovania klientely. Cieľom obchodníka je prejsť možné predajné pulty, zobraziť ich polohu, zapísať si kontaktné údaje, poznačiť si kategóriu predajne.
2. Po druhé: – spracovanie úloh pri predaji alebo zásielkach. Trasy tu zostavujú predajcovia na základe informácií zozbieraných v prvej možnosti pri vývoji klientskych bodov. Smerovací dokument v tejto možnosti je potrebný na vykonanie logistickej distribúcie a presunu do oddelenia dodávky tovaru. Vďaka smerovaciemu dokladu sa vystavujú faktúry a ďalšie certifikáty potrebné pre obchodnú činnosť. Ak prepravu tovaru vykonávajú obchodní zamestnanci, potom je pre nich výkaz trasy výkazom o čase dodania tovaru, spotrebe paliva a čase strávenom cestovaním.

Vo formulári trasy sa zobrazujú informácie o postupnosti pohybov okolo predajných pultov za daný deň s poznámkou:

• Presná adresa.
• Telefónne čísla.
• Informácie o osobách protistrany.
• Čas navštíviť predajné pulty.
• Čísla dokladov pre výdaj tovaru.

Postup registrácie

Formát hárku trasy vyvíja inštitúcia nezávisle, pričom určuje frekvenciu správy (denne, týždenne, mesačne), ako aj pravidlá na jej vyplnenie.

Je potrebné mať na pamäti, že na preukázanie nákladov na výrobnú cestu je potrebné nielen správne vyplniť trasový list, ale tiež k nemu pripojiť príslušné materiály na potvrdenie vyplneného dokumentu, vrátane:

• Objednávka, ktorá slúži ako základ pre cestovanie na oficiálne úlohy.
• Správa zamestnanca o vynaložených výdavkoch.
• Prehľadne spísané cestovné lístky preukazujúce platnosť poskytnutia služieb.

Všetky náklady skontrolujú účtovníci, potom sa správa odošle manažmentu na podpis a následne sa odošle na kompenzáciu vzniknutých nákladov alebo odpísanie zúčtovateľných peňazí. Doplatky zamestnancom, ktorí využívajú služobné cesty vlastným autom alebo využívajú verejnú dopravu, pripisujú inštitúcie do výdavkov, ktoré priamo ovplyvňujú výšku dane z príjmov.

Ako správne vyplniť cestovný lístok?

Neexistuje jednotná šablóna pre plán cesty, takže inštitúcie majú právo vytvoriť si vlastnú šablónu pre takýto dokument alebo ho zostaviť v akejkoľvek forme. Zároveň by ste si nemali zamieňať nákladný list vodiča a plán cesty - ide o rôzne dokumenty. Prvý je schválený zákonom a druhý je vyplnený voľným štýlom.

Hlavnou okolnosťou vypracovania trás je povinné zahrnutie všetkých ciest do postupnosti činností vykonaných zamestnancom v určenom čase s popisom ich cieľov, ako aj potvrdením so zdrojovými materiálmi. Formulár môže byť vypracovaný na bežnom hárku formátu A4 alebo na hlavičkovom papieri inštitúcie.

Formulár cesty sa vytvára v 2 kópiách, z ktorých jeden sa zasiela účtovnému oddeleniu inštitúcie, ďalší si ponechá zamestnanec. Vzhľadom na to, že tento dokument je interný v inštitúcii, nie je potrebné ho certifikovať pečaťou.

Pokyny na vyplnenie trasového listu

Cestovný list sa zostavuje podľa zvyčajných pravidiel na vyhotovovanie dokumentov, takže pri jeho vypĺňaní by nemali byť žiadne ťažkosti.

• V hornej časti formulára je v strede riadku napísaný jeho názov. O niečo nižšie sa zobrazuje lokalita a dátum zostavenia: deň, mesiac (slovom), rok.
• Potom sa napíše celé meno nahlasujúceho zamestnanca, vyplní sa jeho funkcia, model vozidla, ako aj dôvod cesty.
• Ďalej zostava zostaví tabuľku, v ktorej je uvedený dátum cesty, konečný cieľ trasy, čas príchodu a odchodu (na minútu presne), zostava preukazujúca náklady (jej číslo, dátum), ako aj množstvo peňazí vynaložených na cestu sa postupne zaznamenáva.
• Cestovný list podpisuje zamestnanec, ktorý zostavil správu, a účtovník inštitúcie.

Po riadnom schválení dokladu sa stáva dokladom o daňovom vykazovaní v účtovníctve. Daňové úrady môžu pri kontrole inštitúcie kontrolovať aj takéto doklady. Zároveň si úradníci môžu okrem trasového listu skontrolovať aj podklady vrátane cestovných dokladov, potvrdení o tankovaní vozidla, nákladných listov a pod.

V tomto videu na YouTube môžete vidieť príklad vyplnenia hárku trasy.

(Video: “Smernica obchodného zástupcu”)

Čas použiteľnosti trasových listov

Pravidlá uchovávania trasových listov upravuje odsek 842 „Zoznamu štandardných riadiacich archívnych dokumentov...“, ktorý prijalo Ministerstvo kultúry Ruskej federácie N 558 z 25.8.2010.

Toto nariadenie stanovuje, že minimálna trvanlivosť cestného listu je 5 rokov. Ak však počas tohto obdobia nebola vykonaná kontrola alebo revízia zo strany regulačných orgánov (článok 842 zoznamu...), potom nie je možné pred kontrolou odpísať cestovné listy.

Okrem toho sa v nariadení ministerstva kultúry uvádza, že ak je traťový list jediným dokladom, ktorý potvrdzuje sťažené pracovné podmienky, tak sa životnosť takéhoto dokladu zvyšuje na 75 rokov.

Rozdiel medzi trasovým listom a nákladným listom

Hlavný rozdiel medzi nákladným listom a trasovým listom je v tom, že nákladný list obsahuje informácie o spotrebe paliva, ktoré slúžia ako podklad pre spotrebu paliva, je zobrazená požadovaná sekcia a na zadnej strane nákladného listu, nazývaná trasový list, obsahuje informácie o trase prepravy. Trasový list je v skutočnosti súčasťou nákladného listu.

Kompletnejšie informácie o výletoch obsahuje cestovný poriadok, pretože zobrazuje počet najazdených kilometrov, hodnotu tachometra a spotrebu paliva.

Mnohé podniky majú služobné cesty, ktorá môže byť trvalá a priamo súvisí s prácou. V takýchto prípadoch musí byť vypracovaný plán cesty, ktorý obsahuje všetky informácie, dotyčnica k trase vypracovanej pre zamestnanca.

Najčastejšie je cestovanie nevyhnutné za účelom predaja produktu, štúdia stavu dopytu alebo naopak vyriešenia problému s nákupom. Na základe toho má trasový list nasledujúce ciele:

• plánovanie trasy, správne rozloženie poradia zastávok, menej času a menej paliva;
• vizuálna správa o vykonanej práci, koľko sa stihlo v stanovenom termíne;
• správu o tom, koľko paliva a mazív sa minulo, ako ďaleko vozidlo prešlo, v akom množstve a aký druh produktu sa predalo.

na čo to je?

Na základe účelu trasového listu môžeme konštatovať, že je to potrebné na správne naplánovanie pracovnej cesty a vytvorenie trasy. Aj pre vodiča je istý podvádzací list, kde je uvedené, na akú adresu a čo je potrebné doručiť.

Účtovníctvo a manažment navyše vyžadujú výkaz trasy ako správu kam išli peniaze vyčlenené na pohonné hmoty a mazivá?. A v prípade porúch alebo nehôd to bude možné dôkazže vodič skutočne urobil cestu na určité adresy.

Ak zamestnanec používa svoju osobnú dopravu na služobné cesty, potom po predložení trasového listu musí kompenzovať náklady na údržbu dopravy.

Poradie vyplnenia hlavných sekcií

Aj keď je plán cesty povinným dokumentom, neexistuje jednotná jednotná forma jeho formy. Každá organizácia si sama vytvorí formu vhodnú pre seba, ktorú si stanoví vo svojich účtovných zásadách. Hlavná vec je, že obsahuje všetky potrebné údaje.

Povinné údaje sú:

• číslo a dátum dokladu;
• informácie o zamestnancoch;
• informácie o vozidle;
• údaje o trase.

Cestovný lístok je vypracovaný v dve kópie, z ktorých jeden zostáva u samotného zamestnanca a druhý ide do výkazníctva účtovníka. Tento dokument nevyžaduje sa certifikácia s pečaťou.

Pri vypĺňaní hárku trasy nie je nič zložité, skladá sa z hlavičky a tabuľkovej časti, ktorá obsahuje všetky pokyny:

1. V prvom riadku je názov dokumentu a jeho sériové číslo.
2. Ďalej si zapíšte celé priezvisko, meno a priezvisko vodiča.
3. Informácie o aute sú vyplnené.
4. Na základe čoho sa robí tento výlet?

Po vyplnení hlavičky môžete prejsť k tabuľke, ktorej časť sa vyplní ihneď a druhá polovica počas cesty. Samotná tabuľka pozostáva z niekoľkých stĺpcov, ktoré by mala obsahovať nasledujúce informácie:

• poradové číslo pozície;
• dátum cesty do tejto destinácie;
• informácie o mieste príchodu, názov organizácie, adresa príjemcu;
• časová pečiatka príchodu je umiestnená pri príchode;
• pri odchode sa umiestňuje aj časová pečiatka odchodu z miesta;
• názov poskytnutého produktu alebo služby, ktorý je účelom cesty;
• množstvo v rubľoch, ak hovoríme o akomkoľvek produkte;
• doklad potvrdzujúci nákup produktu alebo služby, najčastejšie ide o číslo účtenky;
• podpis prijímajúcej strany, ktorý potvrdzuje pravdivosť všetkého napísaného.

Za tabuľkou sa na konci všetkých jázd umiestni osobný podpis na vodiča, ako aj na účtovníka, ktorý ho prijal.

Podanie na účtovné oddelenie

Po dokončení všetkých ciest naplánovaných v itinerári je potrebné predložiť jednu kópiu účtovnému oddeleniu na potvrdenie všetkých akcií.

Okrem listu trasy musíte pripojiť nasledujúce dokumenty:

• príkaz vedúceho, na základe ktorého je povolená pracovná cesta, aké sú jej účely a dohoda o náhrade výdavkov;
• potvrdenie výdavkov, môžu to byť potvrdenky z čerpacích staníc;
• cestovné lístky, ak sú k dispozícii.

Potom, čo účtovník vypočíta výdavky a skontroluje správnosť všetkých dokladov, ktoré mu boli poskytnuté, a ich pravosť, odovzdá ich vedúcemu na posúdenie.

Len čo manažér podpíše všetky formuláre a dá svoj súhlas, vodič môže ísť do firemnej pokladne a dostať refundáciu alebo na ňu počkať spolu s platom.

Overené cestovné listy sú uložené na zodpovedná osoba, najčastejšie ide o účtovníka. Všetky dokumenty starostlivo usporiada do samostatného priečinka a uloží ich na svoje miesto.

Štvrťročne, ak sa práca vodiča vykonáva niekoľkokrát týždenne a nahromadí sa dostatočný počet papierov, môžu byť spojiť do jednej veľkej správy a archívu organizácií.

Minimálna trvanlivosť trasových listov je 5 rokov. V závislosti od určitých okolností, ako je práca v škodlivých alebo ťažkých podmienkach, preprava nebezpečného tovaru, sa toto obdobie predlžuje do 75 rokov Celkovo vzaté.

Len čo uplynie premlčacia doba dokumentov, organizácia vypracuje osobitný zákon na zničenie dokumentov, po ktorom sa s nimi naloží osobitným spôsobom.

Rozdiel oproti cestovaniu

Napriek podobnostiam toto dva rôzne dokumenty, majú rozdiely:

1. Nákladný list obsahuje jednotné tlačivo, jeho podobu nemožno meniť a používajú ho všetky organizácie rovnako.
2. Nákladný list obsahuje oveľa presnejšie informácie: údaje o vodičskom preukaze, evidenčné číslo vozidla, povolenie na jazdu od mechanika, množstvo paliva pred opustením garáže a po kontrole a mnohé ďalšie.
3. Cestovný poriadok nie je povinný, v prípade potreby si ho možno vyžiadať, pričom nákladný list je nevyhnutne potrebný pri pracovných cestách a služobných cestách, navyše ide o prísny formulár hlásenia.
4. Pre práce súvisiace s dodaním tovaru, kuriérskou službou, úkonmi obchodných zástupcov a pod. Nákladný list sa vyhotovuje aj pri cestovaní v služobnej doprave, pri služobných cestách a výkonných cestách, slúži ako podklad pre zálohovú správu;
5. Ak má traťový list minimálnu trvanlivosť, musí sa uchovávať počas celých 75 rokov.

Pre obchodného zástupcu

Obchodný zástupca potrebuje trasový list ako nikto iný, pretože vzhľadom na jeho postavenie musí veľa cestovať a navštíviť veľké množstvo miest. Trasa musí byť starostlivo premyslená na základe vzdialenosti medzi bodmi, ich vzdialenosti od kancelárie alebo domova a hodín ich práce.

Cestovný list obchodného zástupcu obsahuje nasledujúce informácie:

• priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca;
• mesto jeho činnosti;
• dátum cesty;
• účel návštevy;
• názov maloobchodných predajní;
• skutočná adresa ich umiestnenia;
• telefónne číslo klienta, e-mailová adresa;
• čas vstupu do maloobchodnej predajne;
• čas opustenia zásuvky;
• podpis klienta.

Trasový list obchodného zástupcu má jasné ciele:

1. Pôsobte ako sprievodca, uveďte, kam máte ísť a v akom poradí.
2. Slúži ako prehľad pre preplatenie nákladov na benzín, keďže obchodní zástupcovia najčastejšie využívajú osobnú dopravu a cestujú nielen po svojom meste, ale aj po celom regióne.
3. Identifikujte výkon zamestnanca a povzbuďte ho v prípade veľkého množstva vykonanej práce.

Pre vodiča

Takéto zákazky môžu prijímať nielen kuriéri alebo obchodní zástupcovia, ale aj vodiči firmy na prepravu akéhokoľvek oficiálneho nákladu. Najčastejšie ide o kamionistov, ktorí dostali príkazy na distribúciu nejakého materiálu do skladov a areálov.

V takejto situácii sa na základe príkazu manažéra vystaví trasový list so všetkými potrebnými údajmi a adresami skladu.

Trasa je podporovaná faktúra za prevod materiálu tretej strane, na základe ktorej je povolené doručovanie.

Počas služobných ciest a služobných ciest

Služobné cesty a cesty nie sú nezvyčajné najmä vo veľkých organizáciách alebo takých, ktoré majú divízie či partnerov v iných mestách. Zamestnanec dostane peniaze na dobu trvania cesty, ktoré musí použiť na ubytovanie, stravu a cestovné náklady.

Ak je účel pracovnej cesty skôr kuriérskeho charakteru a potrebujete odviezť tovar do iného mesta, alebo má pracovná cesta konečný cieľ v tej istej lokalite a nebude trvať dlho, trasový list.

Ak je služobná cesta viac zameraná na služobnú cestu a je určená na dlhú cestu, v tomto prípade je lepšie vystaviť nákladný list, na ktorom budú podrobnejšie uvedené všetky náklady na palivo. Poskytuje tiež ďalšie dodatočné informácie o stave vozidla.

Nemali by ste si myslieť, že plán cesty nie je taký dôležitý dokument, naopak, obsahuje užitočné informácie, ktoré môžu byť užitočné, ak sa vyskytnú nejaké kontroverzné otázky. Z tohto dôvodu si treba dať pozor na vyhotovenie a uloženie tohto dokumentu, pretože sa môžeme baviť o vlastných peniazoch a osobnej doprave.

Podrobnosti registrácie pre obchodného zástupcu sú v tomto videu.

Moderné ekonomické podmienky pre obchodné podniky si vyžadujú vytvorenie a rozvoj flexibilného logistického systému. Táto úloha si vyžaduje veľké množstvo investícií a dokumentácie v súlade s legislatívou Ruskej federácie. Podniková logistika môže zahŕňať pohyb rôznych druhov nákladu, ľudí a korešpondencie.

Trasa

Veľké podniky majú vo svojich súvahách osobné a nákladné autá, ktoré plnia rôzne funkcie. Bez ohľadu na smer použitia sú autá dodávané so sprievodnými dokumentmi, z ktorých hlavným je trasový list. Postup vypĺňania, doba platnosti a forma cestovných lístkov závisí od mnohých faktorov. Pri práci v cestovateľskom charaktere podniky vypracúvajú plán cesty pre služobné cesty, ktorý má niekoľko praktických významov. Osobné autá, ktoré zabezpečujú interakciu medzi kanceláriami alebo pobočkami spoločnosti, môžu tiež využiť plán cesty na efektívnejšiu prácu. Tento typ dokumentácie je multifunkčný a plní niekoľko funkcií.

Nákladná doprava

Väčšina organizácií uprednostňuje využitie služieb špecializovaných prepravných spoločností, ktoré zabezpečia doručenie nákladu na miesto určenia a poskytnú zákazníkovi doklady potvrdzujúce ich náklady. Nákladný list je v tomto prípade náhradou cestovných dokladov; plán cesty vodiča alebo zasielateľa môže obsahovať rýchlejšiu cestovnú schému a môže byť doplnkom k hlavnému balíku dokumentov. Všetky údaje o náklade, organizácii predávajúceho, kupujúcom, prepravnej spoločnosti sú obsiahnuté v TTN tento dokument slúži zároveň ako potvrdenie o doručení tovaru, podklade pre platbu za služby doručovateľa a kalkuláciu mzdy pre vodiča a špeditéra. V prípade dodania viacerých zásielok tovaru sa v praxi vystavuje technická špecifikácia pre každý let, vyhotovuje sa jeden traťový list, ktorý obsahuje povinné potvrdenie o čase príletu a nakládky a vykládky. Dopravné spoločnosti poskytujúce doručovacie služby vypracujú pre každé vozidlo pre konkrétnu objednávku trasový list, čo vám umožní sledovať pohyb vozidla a čas strávený na ceste.

Aplikácia v malých podnikoch

Trasa vozidla, ktorú používa individuálny podnikateľ, môže slúžiť aj ako doplnok k technickej špecifikácii pri nákladnej preprave tovaru. Jeho obsah je štandardný. Ako vozidlo možno použiť osobné alebo nákladné auto registrované na majiteľa podniku. Vozidlo sa často prenajíma, aby sa znížili náklady, v takom prípade musí mať vodič kópiu nájomnej zmluvy a cestovný itinerár.

Povinné polia

• Sériové číslo a dátum dokumentu.
• Majiteľ vozidla.
• Osobné údaje vodiča (pas, vodičský preukaz).
• Meno odosielateľa (celé meno, daňové identifikačné číslo, registračné kódy, adresa skutočného umiestnenia nakladacieho skladu).
• Príjemca (meno, adresa doručenia).
• Informácie o náklade (názov, počet balíkov, hmotnosť, prepravné podmienky).

Pre individuálnych podnikateľov a malé podniky zákon nestanovuje jednotný formulár trasy. Organizácia nezávisle schvaľuje formulár a postup pri jeho vypĺňaní vo svojich účtovných zásadách. Interné dokumenty upravujú aj postup pri jeho vydávaní, lehotu na vrátenie a osoby, ktoré majú podpisové právo. V súlade s požiadavkami PBU musí plán cesty obsahovať všetky podrobnosti a odrážať účel cesty, čas a trasy cesty. Nákladný list schválený 27. novembra 1997 Štátnym výborom pre štatistiku Ruskej federácie vo formulári 3 je možné použiť ako vzor dokumentu, pričom sa zohľadňujú špecifiká prepravy a smerovanie činnosti spoločnosti.

Predbežná správa

Niektoré skupiny zamestnancov firiem sú nútené tráviť veľa času cestovaním. Je to kvôli špecifikám práce alebo záujmom podniku. Kuriérska doručovacia služba, obchodní zástupcovia a obchodní manažéri, finančný riaditeľ, hlavný účtovník, skupina pracovníkov oblasti údržby a opráv atď. - každá z uvedených pozícií vyžaduje služobné cesty alebo neustály pohyb po meste. Zároveň spravidla neexistuje žiadna trvalá trasa, ktorá so sebou prináša cestovné náklady zamestnanca na rôzne druhy dopravy. Podniky sú podľa podmienok pracovných zmlúv povinné uhradiť zamestnancom tieto výdavky, ak majú podporné dokumenty, ktoré zase musia byť spracované cez účtovné oddelenie podniku a zahrnuté do nákladov. Vo väčšine prípadov sa na správne premietnutie v daňovom účtovníctve používa zálohová správa, ale z dôvodu nejednotnosti tohto dokladu na účtovanie prepravných nákladov je k nej dodatočne priložený plán cesty. Neexistuje jednotný formulár, takže podnik nezávisle vyvíja formulár vhodný na podávanie správ. V tomto prípade je potrebné brať do úvahy nielen počet poskytnutých cestovných dokladov a ich cenu, ale aj vhodnosť ciest pre úlohy konkrétneho zamestnanca.

Trasa: vzorka

Schéma pohybu obchodného zástupcu Teremok LLC I. A. Vasechkin na obdobie od 15.07.2012 do 18.07.2012.

Priložené dokumenty: 4 ks.

Cestovný list odovzdal obchodný zástupca I. A. Vasechkin __________ (podpis, dátum)

Cestovný list prijala účtovníčka Kuznecovová A. V. _____________ (podpis, dátum)

Plnenie

Zadnú stranu výkazu vyplní účtovník, ktorý ho prijal a po overení zapísal do príslušných registrov. Schváleniu podlieha aj výška správy. Povinnou podmienkou vyplnenia je uvedenie dátumov a ich súlad s cestovnými dokladmi. Všetky formuláre potvrdení musia byť jasne čitateľné a musia zodpovedať informáciám, ktoré sú uvedené vo vyvinutom registri. Trasový list sa predkladá so zálohovým hlásením do troch dní odo dňa vydania finančných prostriedkov. Mnoho kuriérov a obchodných zástupcov spoločností používa tento typ dokumentov na optimalizáciu pracovného času. Cestovný lístok sa vyhotovuje na každý deň, obsahuje poradie návštev na miestach plánovaných zamestnancom. Pri jeho vývoji sa berú do úvahy dopravné vzorce, čas cesty, vyberá sa trasa, ktorá jej umožní zodpovedať plánovanému času obchodných stretnutí atď.

Služobné cesty

Pre mnohé podniky je dôležité používať plán cesty, keď zamestnanci cestujú. Pracovná cesta je podľa Zákonníka práce Ruskej federácie cesta v mene zamestnávateľa na plnenie pridelených výrobných úloh. Náhradu vynaložených cestovných výdavkov upravuje čl. 168.1 Zákonníka práce Ruskej federácie. Na uznanie výdavkov musíte správne zostaviť trasový list a priložiť k nemu cestovné doklady. Pre daňové zaúčtovanie a uznanie cestovných výdavkov ako výdavkov sú potrebné tieto doklady:

• Objednávka potvrdzujúca obchodný účel cesty.
• Správa zamestnanca o vynaložených výdavkoch.
• Zoznam trás.
• Vyplnené cestovné doklady potvrdzujúce poskytnutie služieb.

Výšku výdavkov skontroluje účtovné oddelenie, následne sa správa schválená vedúcim pracovníkom predloží na preplatenie alebo preplatenie sumy prijatej za správu. Formu výkazu trasy vypracuje podnik samostatne a odzrkadlí ju v príslušných zakladajúcich dokumentoch.