Правила написания писем остались незыблемыми, не смотря на то, что жизнь изменилась. Уже никто не пишет писем на бумаге руками. Их заменили смс, электронная почта и мессенджеры. Поэтому письма стали короче и лаконичней. При этом эпистолярный жанр никуда не исчез. Каждому из нас надо помнить и соблюдать нормы этики, чтобы и чувства до адресата.

Задача еще больше осложняется тем, что текстом надо суметь передать суть своей просьбы при взаимодействии с партнером по бизнесу, при устройстве на работу, при попытках убедить клиента купить дорогой продукт - словом, в бизнес-среде.

Сохраните эту статью у себя в закладках и используйте как шпаргалку перед написанием каждого письма - не пожалеете!

А теперь по порядку.

Правила написания писем:

• Необходимо отвечать на все полученные письма.
• Ответ на письмо не следует писать сразу же: надо всё хорошенько обдумать, но нельзя слишком затягивать с письмом: рискуете испортить отношения с адресатом.
• Если вам адресату в ответ, следует послать ему почтовую открытку, чтобы он знал, что его письмо успешно доставлено.
• Личную переписку необходимо хранить в недоступном для посторонних месте.
• Даже личное письмо обязательно должно быть композиционно выстроенным.
• Прежде чем упаковывать письмо в конверт, его необходимо тщательно проверить.
• Писать письмо надо тогда, когда вы пребываете в хорошем расположении духа. Недопустимо отправлять письма, содержащие гневные высказывания или ироничные намёки.
• Писать анонимные письма неприлично.
• Если требуется сделать какое-то отвлечённое замечание или дополнение к письму, следует поставить перед ним обозначение PS (post skriptum). В конце этого дополнения необходимо указать свои инициалы.
• Рукописное письмо следует писать разборчивым почерком, чтобы не огорчать и не злить адресата.
• Личные письма следует писать тогда, когда вы находитесь в одиночестве.
• Читать чужие письма без разрешения неприемлемо.
• Недопустимо вскрывать конверт с письмом, которое не вам адресовано.

Виды писем

I. Открытка

Если вы хотите написать что-то , следует упаковать её в конверт. Когда отправляете открытки сразу на несколько адресов, надо следить за тем, чтобы текст на всех был разным.

II. Благодарственное письмо

Благодарственное письмо существует для того, чтобы вы могли в письменной форме отблагодарить человека за оказанную им помощь, выразить свою признательность. По объёму благодарственное письмо довольно невелико.

III. Письмо-напоминание

Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить человеку о невыполненном обязательстве, о забытом долге и т.п. Пишется оно в максимально вежливой манере. Письмо-напоминание непременно должно быть запечатано, чтобы ненароком не поставить получателя в неприятное положение перед другими людьми.

IV. Письмо-извинение

Пишут в том случае, если действительно осознают свою вину и раскаиваются в содеянном. Оно должно быть написано от сердца, вежливо и тактично.

V. Письмо-соболезнование.

Письмо-соболезнование пишется немедленно по получении скорбных вестей. Если вы не успели его отправить вовремя, не посылайте вовсе: не следует лишний раз напоминать людям об их горе. По объёму письмо-соболезнование должно быть небольшим. Писать его следует от души, без использования красивых цитат, без разного рода вычурностей. Письмо-соболезнование составляется от руки на обычной бумаге. Не стоит прилагать к такого рода письму открытку.

Существуют разных жанров: резюме, письмо-жалоба, письмо-запрос информации и т.д.

Схема написания письма о приёме на работу:

• Официальное обращение.
• Объяснение причины, по которой вы пишите письмо.
• Указание источника информации о вакансии.
• Можете пояснить, почему вас заинтересовала предложенная работа.
• Затем необходимо дать краткое описание имеющегося у вас образования и опыта работы.
• Можете описать свои индивидуальные качества, которые более всего соответствуют требованиям к претенденту на предложенную должность.
• Далее следует указать, что прилагаете своё резюме и выразить готовность в случае необходимости предоставить дополнительную информацию.
• В конце необходимо указать ФИО и дату написания официального письма. Поставить личную подпись.

Валентина
Перепечатка материалов статьи без ссылки на сайт запрещена!

Служебная переписка – совершенно особый жанр, которым вы должны овладеть, если собираетесь подниматься по служебной лестнице. Хорошие навыки делового письма будут служить вам верой и правдой: помогут в общении с подчинёнными, начальством и партнёрами, подчеркнут вашу образованность и кругозор. Стиль общения должен быть сдержанным, целенаправленным, без отклонения от заданной темы.

Особенности делового общения

Любое общение: и личное, и письменное – это взаимодействие с людьми с целью обменяться информацией, произвести впечатление, договориться. Ничто человеческое нам не чуждо, мы порой даём волю эмоциям, но в бизнес-сфере не должно быть места бурному проявлению своих чувств, особенностей характера и темперамента.

Невозможно представить себе, чтобы на международной встрече президенты разных стран распевали песни, громко хохотали или высказывали личную неприязнь. На то и существует этикет, чтобы сделать нашу жизнь максимально комфортной и упорядоченной.

Важная черта бизнес-общения – то, что его нельзя оборвать на полуслове. На каждое полученное письмо нужно написать ответ, даже если вам этого не хочется. Если вам позвонили, а вы не успели снять трубку, нужно обязательно перезвонить. Конечно, общение с некоторыми людьми бывает неприятным. Именно поэтому в списке обязательных качеств менеджера значится стрессоустойчивость.

Бизнес-встреча, разговор по телефону или деловая переписка по электронной почте непременно имеют какую-то цель. В результате стороны должны прийти к выводам, обсудить проект, договориться о стратегическом партнёрстве и так далее.

Правила электронной переписки

В письменной речи ограничений и условностей, пожалуй, ещё больше, чем в устной. Общаясь с собеседником напрямую, при личной встрече, мы можем сделать интонационный акцент на том или ином факте, уточнить что-то, если собеседник нас не понял. Если допущена речевая ошибка, можем её тут же исправить. Но в служебном письме мы должны выражаться предельно ясно и чётко, чтобы слова не подразумевали двойного толкования.

Раньше говорили: «Бумага всё стерпит», подразумевая, что написать можно даже недостоверные факты. Мы же придерживаемся мнения, что вести деловую переписку нужно максимально честно. Кстати, сейчас бумажных писем отправляется всё меньше. В основном, в них переправляются договоры и прочие документы. В этом случае используются фирменные бланки как свидетельство высокого статуса организации.

В наши дни в большинстве случаев деловая переписка происходит в виртуальном пространстве, и у неё есть свои особенности. Когда диалог только завязывается, по этикету принято писать приветствие, к примеру: «Здравствуйте, уважаемый Олег Сергеевич! ». А при последующем обращении в течение рабочего дня приветствие можно опустить.

Грамотность

Письменное общение, в том числе по электронной почте, требует соблюдения языковых норм и безукоризненной грамотности. Ведь переписка раскроет перед образованным собеседником ваши пробелы. Поэтому советуем проверять написанное с помощью специальных сервисов, если в собственных знаниях вы не вполне уверены.

Перечислим общие правила, которых требует этика электронного общения. Они достаточно простые, но многие, увы, ими пренебрегают:

• начало каждого предложения пишется с заглавной буквы;
• в конце фразы ставится точка, чтобы смысл прочитанного был понятен;
• чтобы разложить по полочкам проблему и предложить пути решения, полезно применять маркированный или нумерованный список;
• для наглядности хорошо использовать таблицы, графики, диаграммы;
• не пытайтесь специально показаться умным, образованным собеседником, не усложняйте простые мысли избыточными причастными и деепричастными оборотами;
• чем проще вы излагаете свои мысли, тем лучше;
• хотя в бытовой речи культура требует избегать жаргонизмов, в деловой среде профессиональный жаргон и заимствования из английского сейчас считаются хорошим тоном (но не переусердствуйте!).

Виды деловых писем

Их структура практически одинакова. Что же касается объёма, то длинный текст плохо смотрится в теле письма. Лучше оформить его в виде отдельного файла и прикрепить как вложение. В этом случае в самом письме, после приветствия, нужно кратко указать, о чём идёт речь во вложенном файле.

Структура письма (начало)

Кроме общих правил, важно знать некоторые подробности деловой письменной речи. Мы приведём правила, которые будут уместны в подавляющем большинстве случаев.

Начало электронного письма называется шапкой. В нём стоит логотип организации. Полезно всегда иметь под рукой (то есть на рабочем столе вашего компьютера) шаблон, в который внесен этот логотип.

В отличие от офлайн-общения, современные правила не обязывают приветствовать адресата, и можно сразу, назвав его по имени и отчеству, изложить суть дела. Однако многие продолжают писать в начале сообщения: «Доброе утро! », «Здравствуйте! », «Добрый вечер! » или «Приветствую». И в этом тоже нет отступления от нормы.

Требования к основной части письма предполагают, что именно в ней заключается смысл переписки. Разделение текста на абзацы считается хорошим тоном, признаком внимательного отношения к собеседнику. В каждом абзаце называют тот или иной аспект темы и раскрывают его. Кроме обозначения проблемы, принято предлагать пути её решения. Так сказать, раскрывать бизнес-идею в миниатюре.

Структура письма (заключение)

Как отправлять бизнес-послание?

У большинства сотрудников офиса хранится весьма обширный архив писем в электронном почтовом ящике. Чтобы собеседник не запутался в длительной переписке, рекомендуется отправлять письмо в виде ответа. При нажатии соответствующей плашки в начале темы письма появляется английское сокращение «Re… ». Это очень удобно, потому что адресат сразу вспомнит ход переписки.

Можно сохранять всю историю виртуального общения с данным собеседником, а можно оставлять только последние или наиболее значимые цитаты. Современный бизнес-этикет требует достаточно быстро отвечать на письма. Ведь за рабочим компьютером мы проводим значительную часть нашего дня. К тому же почту можно проверить и с мобильных устройств.

Если вы переживаете, дошло ли письмо до адресата, используйте удобную функцию «Уведомление о получении», которая есть практически на всех почтовых серверах. Таким образом, вам будет понятно, что письмо было просмотрено.

Если послание обладает особой важностью и срочностью, то допускается написать sms или сделать телефонный звонок, чтобы напомнить о письме.

Не стоит упоминать о том, что быстрый ответ на электронные письма свидетельствует о вашей серьёзности и мобильности в решении рабочих вопросов.

Нужны ли нам штампы

В среде творческих деятелей использование штампов не принято и, более того, высмеивается и порицается. Но в деловой переписке штампы помогают отражать стандартные ситуации.

Деловое общение по электронной почте является неотъемлемой частью жизни любого современного человека: мы пишем коллегам по работе, руководству, клиентам, деловым партнерам, людям, которые с нами знакомы, и тем, кто нас еще не знает. Что собой представляет деловая этика в электронной переписке, насколько она нужна для успешного ведения бизнеса?

Каждое письмо – это наша визитная карточка и отражение деловой позиции. И если для нас важно, чтобы эта визитная карточка выглядела достойно, а деловая позиция способствовала комфортности и продуктивности общения, тогда знание основных правил хорошего тона и следование им в ежедневной переписке – важнейшее условие успеха.

В отношении электронной деловой переписки справедливы такие же нормы и правила, которыми деловое сообщество оперирует в любых других формах делового взаимодействия: в общении по телефону, ведении переговоров и т.д. На мой взгляд, этика деловой переписки по электронной базируется на нескольких незыблемых принципах:

1. Взаимное уважение оппонентов к личности и деловой позиции друг друга.
2. Внимание к деловым интересам оппонента.
3. Понимание важности вопросов конфиденциальности.
4. Пунктуальность в обмене информацией.

Рассмотрим практические инструменты реализации этих принципов

1. Грамотно и четко оформленное поле «Тема» / «Subject»

Указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении.

2. Приветствие и персональное обращение к адресату/адресатам

Создает доверие и придает письму персональную направленность. Игнорирование имени адресата воспринимается как некорректность.

3. Точность адресации

Правильное заполнение полей «Кому», «Копия», «Скрытая копия» – важнейший инструмент оперативности и этичности общения. Чтобы не допускать ошибок в работе с этими полями, необходимо знать их назначение, общепринятое в современной деловой среде:

• если ваше имя стоит в поле прямого адресата («Кому») – это означает, что от вас отправитель письма ждет ответ на свой вопрос;
• если в этом поле помещены несколько адресатов, то это означает, что отправитель письма ждет ответа от каждого или от любого из адресатов;
• если ваше имя помещено в поле «Копия», это означает, что отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. Вступать в предмет переписки, если ваше имя находится в поле «Копия», не следует. Если вы все-таки решите вступить в переписку, то признаком хорошего тона будет начать письмо одной из фраз: «Позвольте мне присоединиться к обсуждению данного вопроса…», «Извините, что вмешиваюсь…», «Позвольте высказать свое мнение…».

Особое внимание в аспекте этичности принадлежит полю «Скрытая копия». Это наиболее «уязвимый» с точки зрения деловой этики инструмент электронного письма, т.к. это поле обычно воспринимается как инструмент тайного контроля и информирования. Адресаты, помещенные в «Скрытую копию», не видны другим адресатам. Некоторые компании, щепетильно относящиеся к вопросам этики, запрещают использование данного инструмента в корпоративной переписке. Исключением являются массовые рассылки (например, приглашения). Они отправляются большому числу получателей, при этом электронные адреса не должны быть видны всем.

Есть компании, в которых к полю «Скрытая копия» относятся более спокойно, придерживаясь следующих универсальных правил, :

• в поле «Скрытая копия» помещаются адресаты (скрытые адресаты), которые должны быть в курсе переписки, но их информированность не должна быть очевидной для прямых адресатов;
• отправка письма с заполненным полем «Скрытая копия» предполагает предварительную договоренность или последующую информированность автора письма и скрытых адресатов о причине и целях такой формы информированности;
• скрытому адресату не следует вступать в предмет переписки из поля «Скрытая копия».

4. Оперативность ответа

Время ответа на письмо – это один из показателей вашей позиции по отношению к деловым интересам партнеров и клиентов. В компаниях на этот счет существуют разные стандарты. Приемлемым считается время ответа/реакции на письмо в пределах двух–трех часов. Если, получив письмо и прочтя его, вы понимаете, что не можете дать на него ответ в течение суток, то правилом хорошего тона будет отправка адресату информации о том, что вы получили его письмо и ответите на него: «Письмо получил. Отвечу сегодня в течение дня» или «Письмо получил. Для ответа нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее …».

Мы предлагаем

5. Корректная работа с информацией (объем, язык, структура, формат)

Характер и особенность подачи информации в тексте письма – это тоже инструмент и показатель вашей способности и желания вести переписку максимально корректно и уважительно по отношению к вашему адресату:

• максимально комфортен при прочтении объем письма, укладывающийся «в один экран», максимум – в объем текста одного листа формата А-4;
• объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 МГб (более объемные файлы могут создать проблемы, т.к. могут не пройти через почтовый сервер адресата);
• пересылаемые файлы лучше «упаковывать» в универсальные кодировки: Zip или rar (другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата);
• отвечая на письмо адресата, текст своего ответа следует помещать вверху (в начале) письма, а не внизу (это избавляет адресата от необходимости «прокручивать» предыдущий текст переписки в поисках написанного вами ответа);
• не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения;
• необходимо писать языком, максимально понятным адресату. В каждом конкретном случае решается вопрос целесообразности использования профессиональной, внутрикорпоративной лексики, сленга, сокращений и англицизмов (заимствование из английского языка в каком-либо другом языке).

Если употребление сленга и сокращений повышает скорость и эффективность переписки, то применение сленга допустимо и этично. Так, внутренняя переписка внутри компании почти всегда изобилует сленгом: он привычен и понятен всем участникам переписки и позволяет экономить время. А вот в переписке с внешними деловыми партнерами/клиентами – это вопрос, требующий осторожности.

Бывает так, что без терминологии не обойтись. Например, компания предоставляет клиентам такой продукт/услугу, как интернет-реклама, и такие понятия, как «медийно-контекстный баннер», «ключевые слова», «минус-слова», «ctr» ничем невозможно заменить, их необходимо вводить в деловой контекст и учить клиента ими оперировать. В этом случае обеим сторонам важно запастись терпением и готовностью объяснять и обучаться.

Однако есть случаи, когда употребления сокращений и терминов можно и нужно избегать.

ПРИМЕР:

Моя знакомая потратила 2 дня в поисках ответа на вопрос: что такое ASAP. Она готовила материалы для издательства и в последнем письме ей написали: «Маша, пришлите, пожалуйста, все ваши материалы asap ». Маша решила, что это обозначение неизвестного ей формата, в который необходимо «перевести» текст. Время, потраченное Машей на «расшифровку» и удовлетворение просьбы издательства, заняло 2 дня. Представьте себе Машину досаду, когда через 2 дня она выяснила, что за загадочным «asap» скрывалось сокращение, широко используемое в англоговорящий среде «as soon as possible » – «насколько возможно быстро ».

СОВЕТ: не злоупотребляйте в переписке с внешними клиентами и партнерами англицизмами, специальными терминами и внутрифирменными сокращениями.

6. Наличие подписи и контактной информации

Это необходимый атрибут, которым должно заканчиваться каждое ваше письмо. В блок подписи необходимо помещать:

1. Ваше имя и фамилию.

Это делает переписку персонифицированной, что влияет на эффективность и психологический комфорт общения. В подписи не следует использовать сокращений. Вместо Т.Л. Воротынцева в своей подписи я напишу Тамара Леонидовна Воротынцева (или Тамара Воротынцева), чтобы адресату было понятно, как обратиться ко мне в ответном письме.

1. Указание вашей должности.

Этим вы даете адресату понять границы ваших полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.

1. Контактные координаты (телефон, электронный адрес, название и адрес компании, ее сайт).

Этим вы обеспечите для адресата возможность дополнительной оперативной связи в случае ее необходимости.

Резюмируя все вышесказанное и имея при этом многолетний опыт наблюдения за ведением переписки в разных компаниях, могу с уверенностью сказать следующее: нормы этики в современном деловом сообществе – это не только и не столько номинальные атрибуты правил хорошего тона, это вызванные к жизни практические инструменты, позволяющие делать деловое общение корректным, оперативным, комфортным и, в конечном счете, результативным.

Обратите внимание на тренинг по , который проводит Тамара Воротынцева.

Статьи

Деловой этикет / письма личного характера

В том случае, когда письмо написано не с особой целью и не затрагивает какую-либо определенную проблему, оно обязательно должно передавать настроение автора. Известный немецкий драматург Лессинг Г. Э. советовал своей сестре: „Пиши так, как ты говоришь, и это будет прекрасно“. Это неправда, что нам не хватает времени на письма. Можно сократить время просмотра телевизора, прогулки или чтения очередного детектива, взять ручку и бумагу и сесть за стол. Написав письмо, вы почувствуете радость от духовного контакта с другим человеком, а совесть перестанет мучить вас за то, что вот уже полгода в ящике стола валяются неотвеченное письмо.

Главное в письме, конечно же, содержание. Оно характеризует отправителя, однако сведения об авторе. дают также стиль и внешнее оформление письма.

Правила хорошего тона требуют, чтобы на каждое полученное письмо был дан ответ. Нельзя откладывать написание ответного письма до лучших времен, но не следует писать его в спешке. Если ответить сразу нет времени, можно отправить открытку – краткую весточку, из которой адресат узнает, что его письмо получено.

Если в ваших правилах хранить старые письма, не разбрасывайте их по всему дому, а убирайте в недоступные для других места. Мало приятного, когда маленькая дочь находит старые любовные письма матери и, играя в почтальона, вручает их всем домашним.

Если письмо личного характера напечатано на машинке или компьютере, в конце его нужно добавить от руки хотя бы несколько строчек. Этикет требует, чтобы письмо было подписано только собственноручно. Ставить факсимиле или печатать подпись на машинке – дурной тон. Поздравления, приглашения, соболезнования принято писать от руки.

Старайтесь писать разборчиво, ваши оправдания: „Очень спешу, поэтому такой плохой почерк“ – вряд ли послужат извинением.

Неумно и некрасиво отправлять письма с орфографическими ошибками. Если вы не отличаетесь большой грамотностью, при написании письма вооружитесь словарем.

Даже если адресат – близкий вам человек, постарайтесь выстроить свое письмо логически, иначе может показаться, что вы ленитесь собраться с мыслями и потому пишете все подряд. Подобное письмо может показаться невежливым.

Если письмо личного характера имеет большую важность, сначала нужно сделать черновик. Обязательно перечитайте письмо перед тем, как запечатать в конверт. Это нужно делать даже в том случае, если вы очень торопитесь с отправкой.

Не следует писать писем в плохом настроении. Конечно, иногда хочется излить свой гнев и досаду“ на бумаге, и если вы это сделали, не запечатывайте письмо. Перечитав его на следующий день, вы не пожалеете о том, что не отправили его. Ваше настроение улучшилось, и теперь можно писать новое, совершенно иное письмо.

Воспитанный человек никогда не напишет анонимного письма.

Приписок в письмах лучше избегать, однако, если вы забыли написать о чем-то сразу, поставьте post skrptum, после чего допишите все, что хотели. Не забудьте после приписки указать свои инициалы

В прежние времена, когда конвертов не было, бумагу, на которой было написано письмо, складывали и перевязывали шелковой нитью. Концы нити скрепляли печатью из воска.

Процедура отправки письма упростилась, когда появились конверты. Прежде в нашей стране была особая форма написания адреса на конверте. Сначала указывался город, где проживал адресат (или сначала название республики, а затем город), потом улица, но мер дома и квартиры. На последней строчке указывались фамилия, имя и отчество. Теперь по общепринят тому в мире образцу фамилия и инициалы адресата указываются на первой строчке, и лишь затем следует адрес.

Если вы отправляете не письмо, а открытку, помните, что этот вид почтовых отправлений не предназначен для интимных излияний – их можно доверить только письму. Однако, если нужно срочно передать что-то личное, можно запечатать открытку в конверт. А вообще видовые открытки предназначены для поздравлений и передачи привета. Отправляя сразу несколько открыток по разным адресам, постарайтесь не писать одинаковых шаблонных фраз.

Немногословными должны быть письма соболезнования. Главное, чтобы слова были искренними, без лишнего пафоса. Такое письмо следует отправить сразу же после получения сообщения о смерти. Не стоит посылать письмо-соболезнование по прошествии значительного времени, чтобы вновь не повергать в скорбь людей, возможно, в какой-то мере уже смирившихся с потерей близкого человека.

Письмо с выражением соболезнований принято писать на обычной белой бумаге от руки.

Открытка тут не годится. Открытку со своим именем и словами соболезнования можно вложить в букет цветов, присланных на погребение: тогда родственники покойного будут знать, кому выражать благодарность за участие в похоронах.

В том случае, если вы не смогли по каким-то причинам поблагодарить кого-то за оказанную любезность лично, следует отправить благодарственное письмо.

Если вы обидели кого-то вольно или невольно, можно написать письма -извинение. Воспитанный человек не сочтет постыдным признаться в своей бестактности и попросить" прощения.
Письма-напоминания пишут тем, кто забыл о долге или тянет с его исполнением. Такие письма обязательно запечатываются в конверт. Они должны быть выдержаны в вежливом тоне.

Все знают, что подслушивать чужие разговоры неприлично. Бестактно также заглядывать в чужие письма. Тайну переписки охраняет закон, и никому не позволено читать то, что предназначено для других. Даже супруги не должны читать письма, полученные одним из них. Возможно, они очень доверяют друг другу и потому не видят в этом ничего плохого. И все же не следует вскрывать конверт, адресованный мужу (жене) в его отсутствие и без его (ее) разрешения. У каждого могут быть свои маленькие секреты.

В формировании межличностных отношений немалое значение имеет и сфера переписки. Умение выражать свои мысли на бумаге составляет часть вашего имиджа, равно как и интеллект, манеры, костюм, речь. Когда вы устно обращаетесь к кому-то, вы можете оценить ответную реакцию слушателя, перефразировать мысль, изменить интонацию, но при письме у вас уже нет обратной связи и возможности изменить ваше письмо. Таким образом, рукописный текст следует составлять как можно яснее, с большей долей убедительности и доходчивости, чем если бы вы обращались к оппоненту устно.

Вне зависимости от содержания, письменный текст, будь то статья, анкета, рассказ, деловое послание, составляют четыре основные части:

идеи, мысли, своя личная точка зрения на рассмотрение проблемы;

побуждения, цели, устремления, интересы, мысли и мотивы пишущего;

язык и возможности понимания адресата;

представление наилучшим образом основных идей, мыслей и понятий.

Составляя деловое письменное обращение необходимо помнить о тех, к кому вы обращаетесь, учитывать потребности, возможности и желания. Необходимо не только определить, что вы хотите сказать, но и какой ответ намерены получить.

Стиль дипломатической корреспонденции и служебной переписки всегда изменялся в зависимости от языка и традиций различных стран. Однако он подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной практикой и условностями. Протокол официальной переписки, целью которого является помимо всего вышесказанного оказание адресатам корреспонденции знака уважения, на которые они имеют право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строится таким образом, чтобы отношения основывались на равенстве, уважении и взаимной корректности. Официальные лица должны соблюдать эти правила со всей тщательностью. Прежде всего, отправитель письма должен обратить внимание на правильность фамилии адресата и его титулования (по рангу или по должности). Далее необходимо точно придерживаться в тексте письма и в конце его предписанных форм вежливости.

Сравнительное исследование форм корреспонденции позволило выработать определенную терминологию в вопросах этикета переписки:

1. Термин "официальная переписка" охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве и от имени и в силу занимаемого им поста.

2. Термин "полуофициальная переписка" охватывает письма, которыми обмениваются определенные лица, занимающиеся административными вопросами.

3. Термин "частная переписка" охватывает всю корреспонденцию по неофициальным вопросам.

Дипломатический протокол устанавливает термины, обозначающие различные части корреспонденции. В скобках эти термины даются по-английски и по-французски:

Обращение (англ. - Salutation, фр. - Appel) - обращение указывает официальный титул адресата, например: Сэр, Уважаемый господин посол (англ. Sir, My dear Ambassador) и т.д.

Адрес-титул (англ. - Title of address, фр. - Traitement) - это почетный титул адресата, например: Ваше Величество (англ. - Yuyr Majesty); Монсеньер (фр. - Monseigneur); Превосходительство (англ. - Excellency); Ваше Превосходительство (фр. - Votre Excellence) и т.д.

Комплимент (англ. - Complimentary Close, фр. - Courtoisie) - это выражение вежливости, которым заканчивается письмо. Эти выражения вежливости меняются в зависимости от характера переписки.

Подпись (англ., фр. - Signature) - подпись удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа.

Дата (англ., фр. - Date) - дата должна включать день месяца, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.

Адрес (англ. - Address, фр. - Reclame, Adresse) - полная фамилия, титул и адрес помещения либо вверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера (Reclame) и воспроизводится на конверте (Adresse).