Всеки месец служителят по човешки ресурси получава списък на служителите заедно с техните заплати. Той копира списъка в нов лист от работната книга на Excel. Задачата е следната: сравнете заплатите на служителите, които са се променили спрямо предходния месец. За да направите това, трябва да извършите сравнение на данни в Excel на различни листове. Нека използваме условно форматиране. По този начин ние не само автоматично ще намерим всички разлики в стойностите на клетките, но и ще ги подчертаем с цвят.

Сравнете два листа в Excel

Една фирма може да има повече от сто служители, някои от които напускат, други намират работа, трети отиват в отпуск или отпуск по болест и т.н. В резултат на това може да е трудно да се сравнят данните за заплатите. Например имената на служителите постоянно ще бъдат в различна последователност. Как да направя сравнение на две електронни таблици на Excel на различни листове?

Условното форматиране ще ни помогне да решим тази трудна задача. Например, нека вземем данните за февруари и март, както е показано на фигурата:

За да намерите промени в ведомостите за заплати:

След въвеждане на всички условия за форматиране, Excel автоматично маркира онези служители, чиито заплати са се променили спрямо предходния месец.



Принципът на сравняване на два диапазона от данни в Excel на различни листове:

При определено състояние функцията MATCH е от съществено значение. Първият му аргумент съдържа двойка стойности, които трябва да бъдат намерени в изходния лист за следващия месец, тоест "март". Сканираният диапазон се дефинира като комбиниране на стойностите на диапазоните, посочени от имената, в двойки. По този начин сравнението на низове се извършва на две основания – фамилия и заплата. За намерени съвпадения се връща число, което по същество е вярно за Excel. Следователно, трябва да използвате функцията = NOT (), която ви позволява да замените TRUE с FALSE. В противен случай форматирането ще бъде приложено към клетките, чиито стойности съвпадат. За всяка ненамерена двойка стойности (т.е. несъответствие) & B2 & $ C2 в диапазона фамилно име и заплата, MATCH връща грешка. Стойността на грешката не е булева стойност. Затова използваме функцията IFERROR, която ще присвои логическа стойност за всяка грешка - TRUE. Това насърчава присвояването на нов формат само на клетки без съвпадение на стойностите на заплатите по отношение на следващия месец, март.

Понякога се налага да се сравняват два MS Excel файла. Това може да бъде намиране на несъответствия в цените за определени позиции или промяна на показанията, не е важно, основното е, че е необходимо да се намерят определени несъответствия.

Няма да е излишно да споменем, че ако във файла MS Excel има няколко записа, тогава няма смисъл да се прибягва до автоматизация. Ако файлът съдържа няколкостотин или дори хиляди записи, тогава не може да се направи без помощта на изчислителната мощност на компютъра.

Нека симулираме ситуация, когато два файла имат еднакъв брой редове и несъответствието трябва да се търси в конкретна колона или в няколко колони. Такава ситуация е възможна, например, ако е необходимо да се сравни цената на стоките според два ценови листа или да се сравнят измерванията на спортисти преди и след тренировъчния сезон, въпреки че трябва да има много от тях за такава автоматизация .

Като работен пример, нека вземем файл с представянето на измислени участници: бягане на 100 метра, бягане на 3000 метра и набирания. Първият файл е измерването в началото на сезона, а вторият е края на сезона.

Първият начин за решаване на проблема. Решение само с помощта на формули на MS Excel.

Тъй като записите са подредени вертикално (най-логичната структура), трябва да използвате функцията. В случай на използване на хоризонтално подреждане на записи, ще трябва да използвате функцията.

За да сравним ефективността на бягане на 100 метра, формулата е както следва:
= АКО (VLOOKUP ($ B2; Sheet2! $ B $ 2: $ F $ 13; 3; TRUE)<>D2; D2-VLOOKUP ($ B2; Sheet2! $ B $ 2: $ F $ 13; 3; TRUE); "Няма разлика")
Ако няма разлика, се показва съобщение, че няма разлика, ако има, тогава индикаторът за началото на сезона се изважда от стойността в края на сезона.

Формулата за бягане на 3000 метра е както следва:
= АКО (VLOOKUP ($ B2; Sheet2! $ B $ 2: $ F $ 13; 4; TRUE)<>E2; "Има разлика"; "Няма разлика")
Ако крайните и началните стойности не са равни, се показва съответно съобщение. Формулата за набирания може да бъде подобна на която и да е от предишните, няма смисъл да я давате допълнително. По-долу е показан окончателният файл с намерените несъответствия.

Малко обяснение. За по-лесно четене на формулите данните от двата файла бяха преместени в един (на различни листове), но това не можеше да бъде направено.

Видео за сравняване на два файла MS Excel с помощта на функции и.

Вторият начин за решаване на проблема. Решение с MS Access.

Задачата може да бъде решена, като първо импортирате MS Excel файлове в Access. Що се отнася до самия метод за импортиране на външни данни, няма разлика за намиране на различни полета (всички представени опции са подходящи).

Последното е връзка между файловете на Excel и Access, следователно при промяна на данни във файловете на Excel несъответствията ще бъдат открити автоматично при изпълнение на заявка в MS Access.

Следващата стъпка след импортирането е да създадете връзки между таблиците. Като поле за свързване изберете уникалното поле "p / p".
Третата стъпка е да създадете проста заявка за избор с помощта на Query Builder.

В първата колона посочваме кои записи трябва да се показват, а във втората - при какви условия ще се показват записите. Естествено, за второто и третото поле действията ще бъдат подобни.

Видео, сравняващо MS файлове с Excel с помощта на MS Access.

В резултат на извършените манипулации бяха показани всички записи, с различни данни в полето: „Бягане на 100 метра“. Файлът MS Access е представен по-долу (за съжаление, SkyDrive не позволява вграждане като файл на Excel)

Има два начина за намиране на несъответствия в таблиците на MS Excel. Всеки има както предимства, така и недостатъци. Ясно е, че това не е изчерпателен списък за сравнение на два файла на Excel. Очакваме вашите предложения в коментарите.

Често, когато работите, трябва да сравнявате различни модификации на документи помежду си, например оригинални и модифицирани версии на материали, подготвени в Word или под формата на PDF документи или презентации, работещи и актуализирани версии на ценоразписи с променени цени в Excel, различни версии на текстови документи и др. .P. В случая въпросът не е коя версия на файловете е по-нова (това вече става ясно от свойствата на файловете), а е важно какво точно се е променило в документите по отношение на съдържанието. Ръчното сравняване на документи е неблагодарна задача поради отнемащото време и възможността за грешки, защото е лесно да пропуснете някои важни детайли, когато ги разглеждате. Много по-разумно е да делегирате задачата за сравняване на файлове на компютър. Като цяло, по отношение на сравняването на документи на Word, всичко е доста безопасно и без използване на помощни инструменти, въпреки че във версиите на Word 2002 и Word 2003 тази функция е надеждно скрита от любопитни очи и вероятно не толкова много потребители знаят за нейното съществуване изобщо. Въпросът е, че за да сравните документи тук, първо трябва да изтеглите изходния файл. След това от менюто Инструменти отворете командата Сравнение и обединяване на поправки, посочете файла за сравнение с оригинала и активирайте квадратчето за отметка Черни линии. Само след тези манипулации бутонът „Комбиниране“ ще се превърне в бутон „Сравнение“ и когато щракнете върху този бутон, програмата ще сравни файловете.

Резултатите от сравнението ще бъдат показани в новосъздадения документ в традиционен режим на преглед. С въвеждането на Word 2007 нещата станаха много по-лесни, защото сега просто превключвате към раздела Преглед, щракнете върху бутона Сравни и укажете версиите на документа за сравнение. Резултатът от сравнението ще бъде представен в нов документ, където ревизираният документ ще бъде показан вляво, като се вземат предвид промените, а отдясно (един над друг) - оригиналните и модифицираните документи. Теоретично, Excel може също да сравнява документи с вградени инструменти, но само когато работи в режим на извършване на промени. Това обаче е неудобно, тъй като всяка от променените клетки ще трябва да се преглежда чрез задържане на мишката върху нея, тъй като промените, направени в документа, се показват в изскачащи прозорци (нещо като обикновени бележки).

Второ, ако посоченият режим не е активиран преди това (команда "Инструменти"> "Поправки"> "Избор на поправки", отметка в квадратчето "Проследяване на корекции"), тогава ще бъде невъзможно да се сравняват XLS файлове по-късно.

Що се отнася до бързото сравнение на PDF документи, такава възможност, разбира се, има в Acrobat 9 Pro и Acrobat 9 Pro Extended, но тези решения не са инсталирани на всеки компютър. Ето защо, ако трябва бързо да сравните таблици на Excel, PDF документи, презентации, както и документи в други формати, по-специално текстови файлове и програмни кодове, трябва да прибягвате до използването на допълнителни инструменти. Тук има много опции и това могат да бъдат както сложни решения, които ви позволяват да работите с няколко файлови формата, така и високоспециализирани помощни програми. Значителна част от подобни решения се предлагат за прилични пари - например цената на едно от най-известните комплексни решения в тази област, Diff Doc, е $99,95, а помощната програма Araxis Merge, която е много популярна сред програмистите, е оценена на 119 евро. В същото време на пазара има и доста достъпни или като цяло безплатни програми от подобен план и ние ще оценим такива решения в тази статия. В този случай ще се съсредоточим върху сложни решения, а от високо специализирани инструменти ще отбележим само помощни програми за бързо сравнение на таблици на Excel, тъй като това е една от най-спешните задачи и сравняването на документи на Excel със сложни решения, макар и възможно, е по-малко ефективно от използването на високоспециализирани помощни програми ...

⇡ Изчерпателни решения за бързо сравняване на документи

Сравнете Suite 7.0

Разработчик: AKS-Labs
Размер на разпространение: 3,79 Mb
разпространение: Shareware Compare Suite е удобен инструмент за бързо сравняване на текстови файлове, MS Office документи, RTF документи, PDF файлове, уеб страници (HTM), PowerPoint презентации, двоични файлове и някои други типове файлове, както и файлове в ZIP и RAR архиви и FTP -сървъри. В случай на сравняване на списъци на програми в редица езици за програмиране (Object Pascal, HTML, C / C ++, JavaScript, PHP и др.), се осигурява подчертаване на синтаксиса. Има функционалност за синхронизиране на текстови файлове и сравняване на папки заедно с подпапки. Демо версията на програмата (има рускоезична локализация) работи 30 дни и е напълно функционална. Комерсиалната версия струва $60. Технологията за сравнение на файлове в Compare Suite е проста. Първо се избира методът за сравнение на файлове, за който в менюто "Сравнение" трябва да изберете една от опциите: "знак по знак", "дума по дума", "по ключови думи". Класическото сравнение символ по знак е полезно в ситуации, в които трябва да уловите и най-малките разлики в изписването на думите - например, когато сравнявате списъци с програми. Сравнението на документи обикновено се използва за сравняване на различни версии на един и същ файл. Използвайки метода за сравнение на ключови думи, можете да сравнявате различни документи, дори когато сравнението дума по дума не е възможно.

След като изберете метода за сравнение, в менюто "Файл" изберете командата "Ново сравнение на файл" и посочете файловете за сравнение в левия и десния панел. Програмата ще анализира файловете и ще подчертае всички съществуващи разлики (добавени, модифицирани и изтрити фрагменти) с различни цветове. Освен това можете да създадете сравнителен отчет с подробна информация за сравняваните файлове (командата "Файл"> "Отчет"). Когато сравнявате файлове, различни от текстови, имайте предвид, че те се сравняват във всички сложни решения (както в Compare Suite, така и в други помощни програми) след конвертиране в текстов формат. На практика това означава например, че ако в сравнените версии на документ на Word една и съща дума в определено изречение се появи на различни редове, тогава тя ще бъде добавена към списъка с промени. Когато се сравняват XLS документи, данните от таблици се извличат преди анализ, а откритите разлики се показват ред по ред в текстов формат с името на листа и имената на колоните, което ви позволява да навигирате в данните. Сравнението на PDF документи и презентации на PowerPoint следва същата схема.

Приятели, радвам се да ви приветствам на страниците на моя блог. Днес искам да ви разкажа за 4 начина за сравняване на файлове по съдържание. Необходимостта от намиране на разлики възниква доста често. Трябва да сравнявате файлове по тип или размер. Сравняването на файлове в Word и Excel също е много често срещана процедура в офиси и офиси, където постоянно трябва да работите с текстови документи и електронни таблици.

Но често се налага уеб администратор или собственик на сайт да сравнява два файла по съдържание. И не говорим за текстови файлове, въпреки че те също се анализират по същия начин, а за форматите .html, .css, .php и т.н. Тези файлове, в които трябва да намерите промени в кода. И понякога промяната само в един знак може да създаде много трудности при постигането на резултат.

И така, последният пример, когато използвах сравнение на два файла, е проблемът с работата на коментарите. В моята споменах това. Причината беше само една празнина. Само си представете как можете да намерите такава незначителна разлика ръчно.

И като цяло, когато работите с файлове на сайта, често трябва да анализирате кода. Да го правиш ръчно е нереалистично. Много по-лесно е да използвате подръчните инструменти, инструментите, които всеки уеб администратор и собственик на сайт трябва да притежава.

Метод 1. Сравняване на файлове в Total Commander.

Използвам тази програма от доста време. За работа с файлове според мен това е една от най-добрите програми. Total Commander е платена програма, но можете да използвате и пробна версия за 30 дни, която след изтичане на времето също ще работи, но с оферта за покупка. Можете да изтеглите пробната версия.

По-рано ви казах как да настроите чрез TC, което ви позволява лесно да управлявате файловете на сайта и да извършвате всички необходими операции директно от вашия компютър, заобикаляйки вашия хостинг акаунт. Само поради тази единствена възможност вече си струва да използвате тази програма.

Сега нека да разгледаме инструмента за сравнение на файлове по съдържание, който също ви позволява да редактирате и копирате данни по време на анализа.

И така, стартирайте Total Commander - в един от панелите изберете първия файл за сравнение - във втория панел отворете папката с втория файл.

Ще се отвори нов прозорец, също разделен на два панела. Най-отгоре във всеки панел ще има ограничение във времето за избор на файл. В един от тях първият файл вече ще бъде избран (но може да е празен). За да изберете файл, трябва да щракнете върху малкия бутон със стрелки (>>) .

След като изберете файловете за сравнение, щракнете върху бутона "Сравни"... Съдържанието на избрания файл ще се появи във всеки панел. Разликите ще бъдат подчертани с цвят на фона.

За да направите промени във файла, просто щракнете върху бутона "Редактиране"... И можете да започнете да правите промени. Функциите за копиране и връщане назад, търсене и промяна на кодирането също ще бъдат достъпни тук.

Ако сте направили промени във файла, след като затворите прозореца за сравнение, ще бъдете подканени да запазите резултата.

Метод 2. Сравняване на файлове в Notepad ++.

Ако някога ви се е налагало да редактирате вашите html, css и php файлове. Вероятно сте чували за безплатния редактор на кодове Notepad ++. Можете да изтеглите програмата.

Това е отлична програма, която освен безбройните си предимства ви позволява да сравнявате файловете по тяхното съдържание.

Но това изисква инсталиране на малък плъгин. Всичко това се прави директно в самия редактор.

И така, стартирайте редактора - отидете на елемента от менюто „Плъгини» — Мениджър на плъгини — Покажи диспечера на плъгини.

В новия прозорец изберете приставката « Сравнете "и натиснете бутона « Инсталирай ".

След като инсталирате приставката, можете да започнете да сравнявате съдържанието на файловете. За да направите това, трябва да отворите два файла - отидете на елемента от менюто "Плъгини" — « Сравнете " — « Сравнете (Alt +Д) ".

Резултатът от сравняването на файловете ще бъде представен в отделни панели. Тоест първият файл ще бъде отляво, а вторият отдясно. Срещу линиите, в които са открити разликите, ще има предупредителен знак и подчертаване в цвета на фона.

Редът, където се откриват малки разлики, ще бъде маркиран в жълто и обозначен с удивителен знак.

Ред, който е напълно различен, ще бъде маркиран с червен минус на единия панел и зелен плюс на другия. И се подчертава със съответния цвят.

Разбира се, след като откриете разлика, можете незабавно да направите необходимите корекции и да запазите промените.

Можете да прекратите сравнението на файлове с клавишната комбинация Ctrl +Alt +д.

Метод 3. Сравняване на съдържанието на два файла в програмата WinMerge.

Тази програма ви позволява да сравнявате не само съдържанието на файлове, но и съдържанието на цели папки. Това е подобно на Total Commander, само програмата е безплатна. Можете да го изтеглите.

Инсталацията на програмата е стандартна и няма да е трудна. Затова няма да се спираме на това, а незабавно да преминем към процеса на сравняване на два файла.

След като стартирате програмата, трябва да изберете файловете за сравнение. Отворете елемента от менюто "Файл" — "отворено".

Резултатът от сравнението е представен в два панела, както и в други примери. Само тук се подчертава и кодовият фрагмент, който се различава в определен ред.

Можете също да редактирате файлове в тази програма. И когато затворите прозореца за сравнение, програмата ще предложи да запази промените във файловете.

Метод 4. Сравняване на файлове с помощта на командния ред на Windows.

Този метод ви позволява да сравнявате съдържанието на файлове без програми на трети страни. Достатъчно е да използвате стандартния инструмент на операционната система Windows.

Освен това този метод не позволява редактиране на файлове. За да направите това, трябва да използвате други инструменти. Но въпреки това ще се справите със задачата без допълнителни програми.

За да направите това, отворете "Старт" — "Всички програми" — "Стандарт" — "Командна линия"... И въведете тази команда:

Fc / N път към първия файл път към втория файл

изглежда така:

Fc / N C: \ Моите документи \ file1.txt C: \ Моите документи \ file2.txt

Крайният резултат ще изглежда така:

Когато има малко разлики, те могат бързо да бъдат коригирани с помощта на програми за редактиране за това. Но когато има много разлики, е доста трудно да се анализира информация с помощта на този метод.

И така, разказах ви за методите за сравняване на файлове и сега предлагам да гледате видео урока, в който показвам сравнението на два файла по всички начини.

Сигурен съм, че сега, ако трябва да сравните файлове, можете лесно да направите това, като използвате един от предложените методи.

Това е всичко за днес, желая на всички успех и добро настроение и ще се видим в нови статии и видео уроци!

С най-добри пожелания, Максим Зайцев.

Сравнете електронни таблици за Excel е мощен и лесен за използване инструмент за сравняване на файлове на Microsoft Excel.

За какво е и как работи:

Например получавате месечни ценоразписи от следния тип от вашите партньори:

Септември

октомври

На бегъл поглед изглежда, че ценоразписите не са се променили. Разбира се, можете да отделите по-дълго време за подробно сравнение на всички стокови артикули и цени, за да разберете дали има промени или не. Нека обаче се опитаме да поверим тази задача Сравнете електронни таблици за Excel::

1. Стартирайте програмата (не е необходимо да отваряте сравнените таблици в Microsoft Excel).
2. Посочете таблици или диапазони от клетки за сравнение;
3. Изберете опции за подравняване при сравняване (по редове, колони или без подравняване);
4. Посочете какво искате да сравните: стойности на клетките или формули;
5. Посочете опции за маркиране на различни клетки (цвят на фона и/или цвят и стил на рамката на клетката).

Пет прости стъпки, няколко секунди време и пред вас следният отчет:

Програмата намери всички промени в последния ценоразпис: нов продукт (маркиран в светло зелено) и променени цени (клетки с червена рамка).

Сега си представете, че вашите файлове не са 20 реда или 8 колони. Много е трудно правилно да се сравнят два големи документа ръчно. Но всички усложнения изчезват, когато сравните електронните таблици на Microsoft Excel с Сравнете електронни таблици за Excel!

Характеристики на програмата

• Работете с файлове, таблици или избран диапазон от клетки.
• Работа с файлове без отварянето им в Microsoft Excel.
• Прост и удобен интерфейс на програмата под формата на съветник.
• Заключението на резултатите от сравнението под формата на персонализиран, удобен и визуален отчет.
• Възможността за сравняване на произволни клетки в получения отчет.
• Сравнение по стойности на клетки или формули.

Демо изтегляне

Можете да изтеглите демо версия на Сравнете електронни таблици за Excel (17906 KB), за да я тествате преди да закупите:

Регистриране на програмата

Демо версията на Сравнете електронни таблици за Excel е неограничена. Ако искате след края на 20-дневния демо период, тогава трябва да регистрирате програмата. Можете да регистрирате Compare Spreadsheets за Excel онлайн, като изберете удобен за вас начин на плащане.